Cómo usar Zapier para automatizar tus tareas de marketing digital

¡Imagina poder dormir tranquilo mientras un ejército invisible se encarga de todas tus tareas de marketing digital! No, no estamos hablando de ciencia ficción, sino de la increíble potencia de la automatización. En este mundo acelerado, tiempo es dinero, y nadie quiere pasar horas frente al ordenador realizando tareas repetitivas que podrían hacerse automáticamente. ¿Qué tal si te dijéramos que hay una herramienta que puede hacer todo eso y más por ti?

Bienvenido a Zapier, el aliado silencioso que trabaja 24/7 para hacer tu vida más fácil. Este software se encarga de automatizar tus tareas de marketing, liberándote para que puedas concentrarte en las cosas que realmente importan: crecer tu negocio, idear nuevas estrategias, o simplemente disfrutar de un poco de tiempo libre.

¿Suena demasiado bueno para ser verdad? En este artículo, te guiaremos paso a paso por este camino de automatización, y descubrirás por ti mismo cómo Zapier puede transformar tu rutina de marketing digital. Prepárate para despedirte de las tareas manuales y monótonas, y darle la bienvenida a la eficiencia y la innovación.

¿Qué es Zapier?

Zapier es una herramienta en línea que te permite conectar diferentes herramientas para crear cadenas de acciones. Con ella, puedes construir flujos de trabajo y automatizaciones de manera sencilla. Es especialmente útil para integrar aplicaciones de terceros y llevar tu estrategia de marketing al siguiente nivel. También es una excelente opción para automatizar procesos empresariales.

Con Zapier, puedes establecer una acción inicial, llamada «trigger», que desencadenará una serie de acciones adicionales. Básicamente, cuando ocurra «esto», también ocurrirá «lo otro». Esto te permite ejecutar una secuencia de acciones siguiendo un flujo de trabajo bien planificado, de acuerdo a tus objetivos de marketing.

¿Para qué sirve Zapier?

Zapier es una herramienta que te facilita la automatización de acciones repetitivas. Cuando configuras un «trigger», puedes evitar tener que hacer estas tareas manualmente, ya que se ejecutarán automáticamente. Además, Zapier te permite transferir información o datos de una plataforma a otra de manera fluida.

Podemos comparar Zapier con otras herramientas similares, como los workflows de HubSpot o el Operation Hub, IFTTT (If This Then That), Automate.io, Piesync e Integromat. Estas herramientas funcionan de manera similar al permitir la creación de secuencias de acciones automatizadas.

Puedes utilizarla para tus campañas de marketing y ventas, mejorar tu productividad o registrar datos, entre muchas otras posibilidades.

¿Cómo diseñar integraciones en Zapier?

Vamos a ver cómo crear un «zap», es decir, cómo integrar diferentes aplicaciones para automatizar procesos. Existen dos formas de crear un zap: utilizando una plantilla o creándolo desde cero según nuestras necesidades. ¡Comencemos!

Crear integraciones en Zapier utilizando plantillas

Zapier ha creado miles de plantillas de zaps para que puedas utilizarlas rápidamente y adaptarlas a tus propias necesidades. Aquí te mostramos cómo agregar una:

Paso 1: Dirígete a tu panel de control y busca el nombre de la aplicación en la que deseas crear un zap en el campo «Conectar esta app».

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Paso 2: Luego, escribe el nombre de la aplicación que deseas conectar a la primera en el campo «con esta».

Paso 3: Selecciona un «trigger» para tu zap, es decir, el evento que desencadenará la automatización. Por ejemplo, puedes elegir «Nuevo acuerdo» en Pipedrive.

Paso 4: Elige la acción que deseas que ocurra cada vez que se produzca el «trigger». Por ejemplo, puedes enviar un mensaje a un canal de Slack cada vez que haya una nueva oferta en Pipedrive.

Paso 5: Desplázate hacia abajo para ver zaps populares que involucran esos «triggers» y acciones.

Paso 6: Haz clic en «Usar Zap» para comenzar a editar la plantilla en el editor de Zap.

Paso 7: Haz clic en «Iniciar sesión» para vincular tu cuenta en la aplicación a Zapier por primera vez. Si ya has conectado la aplicación previamente, selecciónala del menú desplegable.

Paso 8: En los siguientes pasos, selecciona los campos opcionales u obligatorios para cada aplicación en tu zap. Esto te permitirá personalizar la plantilla y utilizar los datos exactos que deseas. Por ejemplo, en Slack, elige el canal específico al que deseas que se envíen los mensajes. También puedes personalizar campos opcionales como el nombre y la imagen de perfil que se mostrarán junto a los mensajes.

Paso 9: Haz clic en «Edición finalizada» para agregar el zap a tu cuenta y activarlo. También tendrás la opción de probar el nuevo zap para ver cómo funciona. Si deseas realizar cambios más adelante, podrás encontrar tu zap recién creado en tu página de zaps.

Crear un zap desde cero:

Si deseas una mayor personalización, puedes crear un zap desde cero. Para comenzar, haz clic en el botón de signo más (+) en la esquina superior izquierda del menú de navegación.

Paso 1: En primer lugar, selecciona la aplicación de activación, es decir, la aplicación con la que deseas iniciar el zap. Ingresa el nombre de la aplicación en el cuadro de búsqueda o, si ya has conectado aplicaciones a Zapier, haz clic en el icono de la aplicación que se muestra aquí. En este ejemplo, usaremos Twitter como nuestra aplicación de activación.

Paso 2: Elige el «trigger» específico para la aplicación de la lista de opciones. Los ejemplos de «triggers» pueden incluir eventos como «Nuevo correo electrónico recibido», «Documento actualizado» o «Fila de hoja de cálculo modificada». En nuestro ejemplo, seleccionamos «Buscar mención» para encontrar cualquier nueva mención de un término de búsqueda específico. Luego, haz clic en «Continuar».

Paso 3: Ahora, necesitas conectar o seleccionar tu cuenta. Elige una cuenta que ya esté conectada a Zapier o haz clic en el botón «Iniciar sesión» para agregar una nueva cuenta. Se abrirá una ventana emergente solicitándote autorizar a Zapier a conectarse a la aplicación. Haz clic en «Continuar».

Paso 4: Si hay campos u otras opciones de la aplicación que puedes o debes incluir en el zap, los configurarás en este paso. Por ejemplo, puedes especificar la etiqueta de Gmail, la hoja de cálculo o la carpeta en Dropbox necesaria para que el zap funcione según tus preferencias. En este ejemplo, ingresamos el término de búsqueda de Twitter que queremos monitorear. Luego, haz clic en «Continuar».

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Paso 5: A continuación, debes probar que todo funcione correctamente. En la prueba, verás qué información de la aplicación se utilizará como disparador. Haz clic en «Probar y continuar» para asegurarte de que el trigger funcione correctamente. Espera el mensaje de éxito antes de pasar al siguiente paso.

Preparando la acción:

Es el momento de indicarle al zap exactamente lo que deseas que haga.

Paso 1: Primero, elige la aplicación de acción. Escribe el nombre de la aplicación a la cual deseas aplicar la acción. Puede ser la misma aplicación que la de activación o una diferente. En este ejemplo, utilizaremos Google Sheets.

Paso 2: A continuación, elige cómo deseas que la aplicación responda al trigger. Algunos ejemplos de acciones pueden ser actualizar un evento de calendario o enviar un correo electrónico.

Paso 3: Ahora, necesitas conectar o seleccionar tu cuenta. Elige una cuenta que ya esté conectada a Zapier o haz clic en el botón «Iniciar sesión» para agregar una nueva cuenta. Se abrirá una ventana emergente solicitándote autorizar a Zapier a conectarse a la aplicación. Luego, haz clic en «Continuar».

Paso 4: Aquí es donde puedes personalizar tu zap. Puedes indicarle al zap exactamente qué hacer con los datos provenientes de la aplicación de activación completando los campos en blanco.

Utiliza el menú desplegable en cada campo para indicarle al zap qué datos obtener del paso de activación. Verás una lista de datos de tu aplicación de activación y puedes elegir los que mejor se ajusten al campo de tu aplicación de acción.

Algunos campos son obligatorios, como seleccionar qué hoja de cálculo y qué hoja de trabajo deseas actualizar si la acción es en Google Sheets.

Otros campos son opcionales, pero es importante completarlos. Por ejemplo, en este ejemplo, elegiremos el campo «Nombre de usuario de Twitter» en Google Sheets para que zap coloque el nombre de usuario correcto en la columna «Identificador». Haremos lo mismo con la columna de texto de tweet en Google Sheets y el campo de texto de Twitter.

En algunos campos, puedes ingresar información directamente en lugar de seleccionarla de un menú desplegable o hacer clic en el signo más (+). Por ejemplo, en un campo de correo electrónico, puedes escribir una dirección de correo electrónico o ingresar cualquier texto en un campo de descripción.

Una vez que hayas seleccionado tus opciones, haz clic en «Continuar».

Paso 5: Ahora, probaremos la acción. Verás qué información de la aplicación de activación se enviará a la aplicación de acción. Haz clic en «Crear y continuar» para asegurarte de que este paso funcione como se espera.

Paso 6: Por último, haz clic en «Finalizar edición». Asegúrate de darle un nombre a tu zap haciendo clic en el ícono de lápiz en la esquina superior izquierda del editor. Luego, cambia el interruptor de encendido/apagado en la parte inferior de la página a «encendido».

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¡Listo! Tu zap se ejecutará automáticamente a partir de ahora, a menos que decidas apagarlo.

¿Cómo funciona Zapier?

Cuando utilizas Zapier para crear una cadena de acciones o workflow (también llamado Zap), necesitas comenzarlo con un trigger, es decir, un detonante. Este trigger será generalmente una acción que ocurre en una plataforma externa que debes conectar con Zapier. Aquí tienes un resumen de algunas de las posibilidades de Zapier:

1. Encadenar múltiples pasos: Puedes desarrollar diferentes workflows, que son los procesos de automatización o las instrucciones para que todo funcione en conjunto.

2. Aplicar filtros y condiciones: Puedes limitar y personalizar el comportamiento de tus zaps al establecer criterios específicos.

3. Conectar con cualquier API o Webhook: Incluso puedes conectar aplicaciones que no se encuentren por defecto en el catálogo de Zapier, ya que tiene la capacidad de integrarse con una amplia variedad de servicios externos.

¿Cómo se conecta Zapier con otra herramienta?

Para conectar una herramienta con Zapier, necesitarás tener acceso y permisos en la herramienta de origen. Los permisos requeridos pueden variar dependiendo de la herramienta, pero generalmente se necesita tener privilegios de administrador.

Una vez que hayas vinculado correctamente la herramienta, podrás comenzar a trabajar en ella directamente desde Zapier; desde allí, podrás definir tus triggers y comenzar a desarrollar tus flujos de trabajo.

A continuación, deberás configurar los pasos que deseas que se activen una vez que el trigger se haya ejecutado. Puedes tener tantos pasos como desees, uno tras otro; también puedes crear ramificaciones y condiciones para establecer diferentes caminos y acciones según ciertos datos.

Para cada uno de estos pasos, también deberás conectar las herramientas en las que deseas que se realice cada acción. Tanto en el trigger como en cada paso, obtendrás datos que podrás utilizar en los siguientes pasos.

Así que, cada vez que se cumpla el trigger de entrada, se desencadenarán las acciones posteriores que hayas configurado.

Planes y precios de Zapier

Vamos directo al grano: ¿cómo funcionan los planes y precios de Zapier de manera sencilla?

Zapier ofrece un plan gratuito llamado Free Forever. Con este plan, puedes realizar conexiones de hasta 2 pasos a la vez; por ejemplo, puedes tomar información de una herramienta de pop-up como Hellobar y enviarla a tu herramienta de automatización de marketing.

La limitación del plan Free Forever es que no todas las aplicaciones están disponibles en este plan. Por ejemplo, la integración con Facebook Lead Ads solo está disponible en los planes de pago.

A partir de US$20 al mes, puedes obtener integraciones con 3 o más pasos. Por ejemplo, puedes recopilar correos electrónicos con una herramienta de pop-up, transferirlos a tu herramienta de automatización de marketing y agregar esa información a una hoja de cálculo en Google Sheets.

Además, con los planes de pago, tienes acceso a todas las aplicaciones disponibles en Zapier. Algunos ejemplos de estas aplicaciones premium son Facebook Lead Ads, Google Calendar y Zendesk, que solo están disponibles en los planes de pago.

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