Aprende a utilizar Microsoft Planner para la gestión de proyectos

Cuando los detalles de tus proyectos empiezan a caer por las grietas como si fuesen gotas de agua, es hora de poner orden en el caos.

¿Te has encontrado alguna vez mirando con desesperación una montaña de papeles, pizarras llenas de ideas y una bandeja de entrada desbordante, deseando tener un mapa detallado que te conduzca a través del bosque oscuro de la gestión de proyectos? No estás solo. Pero aquí tienes la buena noticia: Microsoft Planner puede ser esa brújula que tanto necesitas.

Puede que seas un recién llegado al mundo de la gestión de proyectos, o un veterano que está buscando una nueva herramienta para hacer que las cosas se hagan de manera más efectiva. Sea cual sea tu situación, Microsoft Planner tiene un asiento reservado para ti.

En este artículo, vamos a convertirte en un maestro de Microsoft Planner. No importa cuán complicado sea el proyecto o cuán disperso esté tu equipo, te enseñaremos a domar el caos y a mantener todo en orden, paso a paso, y lo mejor de todo, de una manera tan simple y fácil de entender que te sorprenderás.

Así que, ¿estás listo para dejar de luchar y empezar a gestionar tus proyectos con confianza y serenidad? ¡Empecemos este viaje juntos y aprende a utilizar Microsoft Planner para la gestión de proyectos!

Microsoft Planner

Microsoft Planner es una solución completa de gestión de tareas y trabajos proporcionada por Microsoft. Esta herramienta te facilita la organización de proyectos y te permite mejorar la colaboración en equipo. Puedes adjuntar archivos a las tareas directamente en la herramienta y tener conversaciones sin necesidad de cambiar entre aplicaciones. Además, puedes trabajar en tiempo real en las tareas.

Una ventaja es que Planner se puede integrar con otros sistemas de Office 365, como SharePoint. Esto te permite insertar Planner en cada sitio y gestionar el tablero de tareas y contactos de las personas involucradas en el proyecto. También puedes agregar el tablero de Planner en Microsoft Teams, lo que te permite trabajar en proyectos y tareas sin tener que cambiar de aplicación.

Características de Microsoft Planner

Microsoft Planner es una herramienta integrada en Office 365 que te ayuda a planificar y gestionar tus tareas y proyectos. Es una aplicación basada en la web, lo que significa que puedes acceder a ella desde cualquier lugar con conexión a internet. Con Microsoft Planner, puedes crear diferentes tipos de planes, como planes de proyecto, planes de trabajo o planes de acción, según tus objetivos y resultados deseados. En estos planes, puedes asignar y organizar tareas, establecer fechas límite, adjuntar archivos y comunicarte de forma limitada con los miembros de tu equipo.

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Veamos más detalladamente las características más importantes de Microsoft Planner:

Precio

Microsoft Planner es una aplicación adicional de Office. Si estás utilizando un plan de Hogar, no tendrás acceso a ella; sin embargo, los usuarios de las suscripciones Business, Business Premium o Education la tienen incluida en el precio de su plan. Por ejemplo, con el plan más económico de Microsoft 365 Empresa Básico, que tiene un costo de 5,10 € por usuario al mes, ya tendrías acceso a esta herramienta. Si no eres parte del ecosistema de Microsoft, necesitarías adquirir el paquete completo para acceder a Microsoft Planner.

Gestión de tareas

La función principal de Microsoft Planner es la planificación y gestión de tareas. Esta herramienta te permite trabajar visualmente con tus tareas en un tablero estilo Kanban. Para empezar, debes crear columnas (llamadas «cubos» en Microsoft Planner) y asignarles nombres. Al igual que en un ejemplo clásico de un tablero Kanban, estas columnas pueden representar diferentes etapas de finalización de las tareas, como «por hacer», «en curso», «terminado» o «cerrado». También puedes agregar otras columnas y personalizar sus nombres según tus necesidades.

Dentro de estos «cubos» se encuentran las tarjetas que representan las tareas. Puedes mover las tarjetas en el tablero a medida que progresas en su ejecución. Además, puedes hacer clic en una tarjeta para ver más información sobre la tarea, como la persona responsable, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, el progreso, la prioridad, notas, comentarios, archivos adjuntos y una lista de quehaceres relacionados. Puedes modificar estos datos, dejar comentarios o notas, y adjuntar archivos. Como una forma adicional de visualización, puedes asignar etiquetas de color a las tareas para diferenciarlas.

Colaboración

Cuando creas un plan en Microsoft Planner, que es como se llama a un proyecto en esta herramienta, tienes dos opciones: puedes hacerlo público, para que todos los miembros de tu organización puedan verlo, o puedes hacerlo privado, permitiendo el acceso solo a los miembros del equipo que agregues al plan. En cualquier caso, esta herramienta facilita el trabajo en equipo.

Además, hay ciertas acciones que generan notificaciones por correo electrónico o notificaciones push. Los creadores del plan, y en algunos casos los miembros del equipo, pueden configurar las notificaciones para recibir avisos cuando:

• Se asigna una tarea a alguien.

• Se completa una tarea y se marca como finalizada.

• Se crea un nuevo plan.

• Alguien deja un comentario en tu tarea.

• Alguien te asigna tareas.

• Tienes tareas que están próximas a vencer o que ya han vencido.

Los usuarios de Microsoft Teams que tienen ambas aplicaciones conectadas también recibirán algunas notificaciones de Teams. Los usuarios de la versión móvil de Planner recibirán notificaciones push en sus dispositivos móviles.

Crear plan en Microsoft Planner

Con Microsoft Planner, puedes crear un plan de proyecto simple y efectivo para tu equipo. Aquí te explico cómo hacerlo:

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Crear un plan en Planner para la web:

1. Haz clic en «+ Nuevo plan».

2. Escribe el nombre del plan.

• Puedes seleccionar:

1. «Crear plan» para crear un nuevo grupo, o

2. «Agregar a un grupo existente de Microsoft 365».

3. Elige un grupo y haz clic en «Crear plan».

Agregar un plan a Teams:

1. Haz clic en «+».

2. Selecciona «Planner».

3. Puedes elegir entre «Crear un nuevo plan» o «Usar un plan existente de este equipo», luego selecciona un plan.

4. Haz clic en «Guardar».

5. Si creas un nuevo grupo, selecciona «Miembros» y escribe un nombre para agregar un miembro.

6. Si agregaste el plan a un grupo existente, ya tendrás miembros en el equipo.

Agregar cubos y emojis:

1. Haz clic en «Agregar cubo nuevo».

2. Escribe un nombre adecuado para tu proyecto, como fases o tipos de trabajo.

3. Para agregar un emoji, presiona la tecla de Windows y el punto y coma (;), y elige un emoji.

Agregar tareas:

1. Haz clic en «+» y asigna un nombre a la tarea.

2. Haz clic en «Establecer fecha de vencimiento» y elige una fecha.

3. Haz clic en «Asignar» y elige un miembro del equipo.

4. Haz clic en «Agregar tarea».

Agregar detalles a la tarea:

1. Haz clic en la tarea.

2. En la lista desplegable «Progreso», elige el estado de la tarea: Sin iniciar, En curso o Completada.

3. Escribe una descripción.

4. En «Lista de comprobación», haz clic en «Agregar un elemento» y escribe lo que quieras agregar.

5. Haz clic en «Agregar datos adjuntos» y elige el tipo de archivo adjunto.

6. Puedes cargar un archivo, proporcionar un vínculo (URL) o adjuntar un archivo desde el sitio de SharePoint asociado al grupo del plan.

7. Escribe un comentario y haz clic en «Enviar».

8. Los comentarios se enviarán a la bandeja de entrada del grupo, y también puedes elegir recibirlos directamente en tu bandeja de correo electrónico.

9. Marca la casilla «Mostrar en tarjeta» para mostrar la descripción, lista de comprobación o datos adjuntos en la tarjeta de la tarea.

10. Para agregar rápidamente tareas similares al plan, haz clic en los tres puntos (…) y selecciona «Copiar tarea».

11. Escribe un nuevo nombre y selecciona los elementos que deseas incluir en la nueva tarea.

12. Haz clic en «Copiar».

Ventajas de Microsoft Planner

Microsoft Planner ofrece varias ventajas para la planificación y gestión de tareas y proyectos.

Integración con otras herramientas de Microsoft:

Una gran ventaja de Microsoft Planner es que está integrado con el sistema de herramientas de Microsoft. Esto significa que puedes conectar Planner con Teams, el Calendario de Outlook, SharePoint y otros. Aunque es importante mencionar que actualmente muchas aplicaciones ofrecen integración con las herramientas de Microsoft de manera similar.

Vista de calendario:

La vista de calendario es una función muy solicitada por los usuarios de herramientas de gestión de tareas. Con la vista de calendario en Microsoft Planner, puedes ver tus tareas con las fechas correspondientes. Además, puedes visualizar las tareas agregadas en Planner en tu calendario de Outlook.

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Usuarios invitados:

Una ventaja de Microsoft Planner es que no solo puedes trabajar con personas de tu misma organización. También puedes invitar a cualquier persona externa a tu organización mediante correo electrónico. Estas personas serán consideradas «usuarios invitados» y podrán acceder al proyecto y ver el plan. Aunque esta función no es exclusiva de Planner, lo que lo diferencia es que los usuarios invitados pueden realizar casi las mismas acciones que los usuarios de la organización. Por ejemplo, pueden crear columnas y tareas, editar campos de tareas, e incluso adjuntar archivos y enlaces a las tareas, si tienen los permisos adecuados.

Paneles de control:

Entre las ventajas de Microsoft Planner se encuentra su sección de paneles de control. Aquí puedes obtener una visión general de todas las tareas y ver cómo avanza el proyecto mediante diferentes gráficos. Con el gráfico de Estado, puedes identificar las tareas atrasadas. El gráfico de cubos muestra la cantidad de tareas en cada etapa. El gráfico de prioridad te brinda información sobre las prioridades de tus tareas. También puedes ver si algún participante del plan tiene más tareas asignadas que otros y gestionar la carga de trabajo.

Desventajas de Microsoft Planner

A pesar de sus muchas ventajas, Microsoft Planner también presenta ciertas desventajas que es importante tener en cuenta.

Falta de diagrama de Gantt:

Una de las limitaciones de Microsoft Planner es que no incluye la función de diagrama de Gantt, una herramienta fundamental en la planificación y seguimiento de tareas y proyectos. Este tipo de diagrama es crucial para organizar el trabajo, monitorear el progreso, cumplir con los plazos y gestionar el orden de las tareas. Esta ausencia es considerada una gran desventaja por muchos usuarios, quienes a menudo tienen que recurrir a aplicaciones adicionales para obtener esta funcionalidad.

Funcionalidad muy limitada:

Microsoft Planner ofrece funciones básicas, aunque superiores a la gestión de tareas en Excel. Sin embargo, carece de muchas características importantes que son fundamentales en el software de gestión de proyectos y tareas. La falta de opciones de asignación de recursos, gestión de carga de trabajo, gestión del tiempo, control de presupuesto y herramientas de seguimiento como líneas de base, ruta crítica y hitos, limita su utilidad y puede resultar en pérdida de beneficios a largo plazo.

Exportación limitada:

En algún momento, es probable que necesites presentar tu proyecto con tareas a otros equipos, departamentos, empresas o inversores. Desafortunadamente, una desventaja de Microsoft Planner es su limitada capacidad de exportación. Aunque permite exportar la lista de tareas a Excel, el formato no es adecuado para presentaciones y no ofrece alternativas o formatos adicionales.

En conclusión, Microsoft Planner puede ser adecuado para una gestión muy básica de proyectos y tareas, especialmente en proyectos pequeños y cortos. Sin embargo, si necesitas funciones más avanzadas, como gestión de recursos, carga de trabajo y tiempo, es posible que debas considerar otras herramientas que ofrezcan estas características imprescindibles en la gestión eficiente de proyectos y tareas.

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