La guía definitiva para dominar Trello y mejorar la productividad de tu equipo

¿Cansado de proyectos desorganizados, plazos perdidos y estrés en tu equipo de trabajo? ¿Te has preguntado alguna vez cómo puedes simplificar y potenciar la gestión de tus tareas diarias? En la era digital actual, la eficiencia es la clave para cualquier equipo exitoso y, para ello, las herramientas adecuadas son esenciales.

Aquí es donde entra en juego Trello, el campeón indiscutible de la productividad y organización. ¿Y si te dijera que tengo la guía definitiva para ayudarte a dominar Trello y llevar la productividad de tu equipo a niveles insospechados? No se trata de magia, es Trello. Sigue leyendo y descubre cómo puedes convertirte en el mago de la productividad que tu equipo necesita. ¡Empecemos!

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración que utiliza métodos ágiles, como el sistema Kanban, para facilitar la administración y supervisión de tareas en equipo de manera eficiente.

El sistema Kanban es una metodología que consiste en escribir tareas individuales de manera que sea fácil visualizar cada etapa del flujo de trabajo de un proyecto. Esto permite que los miembros del equipo ejecuten las actividades sin dificultades.

El nombre «Trello» se deriva de la palabra «trellis» (en español, «enrejado»), que es una estructura utilizada para sostener árboles y plantas. Esta analogía ayuda a comprender qué es Trello y cómo se utiliza.

Características de Trello

Ahora que ya conoces qué es Trello, vamos a hablar de las características que la hacen destacar entre otras aplicaciones similares:

• Una característica destacada de Trello es que puedes crear hasta 10 tableros de equipo de forma gratuita.

• Los tableros personales en Trello no tienen límite, puedes crear todos los que necesites.

• Con el plan premium de Trello, tienes acceso a plantillas de tableros que te permiten elegir la más adecuada para tu proyecto.

• Trello cuenta con un sistema de notificaciones que te mantiene al tanto de los cambios en los tableros. Incluso puedes configurarlo para recibir notificaciones por correo electrónico. ¿Increíble, verdad?

• Puedes integrar fácilmente tu tablero de Trello con otras aplicaciones y servicios como Dropbox, Gmail, Outlook, Slack y muchos más.

• Trello facilita la organización visual mediante una función de etiquetado por colores. Esto te permite diferenciar fácilmente las tareas y sus responsables. Si eres una persona que aprende mejor visualmente, esta función es ideal para ti.

Además de Trello, existen muchas otras aplicaciones que pueden ayudarte a aumentar tu productividad en el trabajo remoto y organizar tu día a día laboral. Pero con Trello a tu lado, estamos seguros de que alcanzarás fácilmente tu objetivo de ser más productivo.

¿Cómo funciona Trello?

Es momento de explicar cómo funciona esta herramienta. Para ello, es importante comprender sus componentes:

1. Tablero: Es el espacio donde vas a organizar tu proyecto en Trello.

2. Listas: Representan las diferentes etapas o fases de las tareas que deseas registrar en tu tablero.

3. Tarjetas: Son fundamentales en Trello, ya que representan las tareas asignadas en cada lista.

Como mencionamos anteriormente, Trello utiliza un enfoque de estilo Kanban para gestionar proyectos. Los usuarios pueden crear su plan de proyecto en un tablero de Trello y mover las tarjetas a lo largo de las listas a medida que las tareas se van completando.

a) Tableros: En Trello, comienzas creando un tablero. Un tablero es como una pizarra virtual donde puedes organizar tus proyectos. Puedes crear tantos tableros como necesites.

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b) Listas: Dentro de cada tablero, creas listas. Las listas representan etapas o fases en tu proyecto. Por ejemplo, podrías tener listas como «Por hacer», «En progreso» y «Completado». Las listas te ayudan a visualizar y organizar el flujo de trabajo de tus tareas.

c) Tarjetas: Cada lista contiene tarjetas. Las tarjetas representan tareas o elementos individuales dentro de tu proyecto. Puedes crear tantas tarjetas como necesites. Las tarjetas contienen información y detalles sobre cada tarea, como descripciones, etiquetas, fechas límite, archivos adjuntos y comentarios.

d) Movimiento de tarjetas: Una de las características clave de Trello es que puedes mover las tarjetas entre listas según el progreso de la tarea. Por ejemplo, puedes mover una tarjeta de «Por hacer» a «En progreso» cuando comienzas a trabajar en ella, y luego a «Completado» una vez que finalices la tarea. Este sistema visual te permite ver rápidamente el estado de cada tarea.

e) Colaboración: Trello facilita la colaboración en equipo. Puedes invitar a otros miembros a unirse a tus tableros y asignarles tareas específicas. Todos los miembros pueden ver y actualizar el progreso de las tarjetas, agregar comentarios, adjuntar archivos y recibir notificaciones.

f) Integraciones y Power-Ups: Trello se integra con diversas aplicaciones y servicios, como Dropbox, Google Drive, Slack, entre otros. También ofrece Power-Ups, que son extensiones que amplían las funcionalidades de Trello, como calendarios, gráficos de Gantt y más.

Consejos para aprovechar Trello

Te brindaremos consejos prácticos y efectivos para sacar el máximo provecho de Trello y optimizar tu flujo de trabajo. Descubre cómo organizar tus proyectos, colaborar en equipo y utilizar las funciones avanzadas de Trello.

Aprovecha las soluciones predefinidas

Trello ofrece a todos sus usuarios, ya sean gratuitos o de pago, una serie de soluciones predefinidas que hacen que la creación de tarjetas y tableros, así como la organización de ideas, sea más fácil.

Estas soluciones están diseñadas para distintos sectores productivos y ofrecen técnicas recomendadas y estrategias de integración que facilitan el trabajo en equipo en una empresa. Algunos ejemplos son:

1. Equipos de diseño: ideal para aquellos que valoran la presentación visual.

2. Equipos de ingeniería y desarrolladores: permite integrar códigos en los proyectos.

3. Equipos de recursos humanos: facilita la gestión del desempeño laboral desde la plataforma.

4. Equipos de marketing: ayuda a pasar de las ideas a la acción en un mismo espacio.

5. Equipos de gestión de productos: centraliza la ejecución de proyectos.

6. Equipos remotos: proporciona técnicas para el teletrabajo y la comunicación en entornos laborales novedosos.

7. Equipos de ventas: optimiza el desarrollo de planes de negocio.

8. Equipos emergentes: guía a las nuevas empresas en la consecución de sus primeros objetivos.

9. Equipos de soporte: mejora la experiencia del cliente.

10. Equipos de gestión de talento: optimiza la búsqueda, evaluación y contratación de personal mediante la coordinación de actividades.

11. Productividad personal: se enfoca en el rendimiento y la productividad individual.

Aprovecha estas herramientas para empezar a utilizar Trello. Sus soluciones se adaptan a tus necesidades sin que tengas que invertir mucho tiempo en explorar todas las funciones de la plataforma.

Incorpora Power-Ups

Los Power-Ups son herramientas que se pueden integrar en los tableros de Trello para potenciar las funcionalidades del sistema y ampliar la información disponible para los usuarios. Estas herramientas funcionan como aplicaciones que se añaden a la interfaz de los espacios de trabajo y se pueden incluir en los tableros y tarjetas. Algunos de los Power-Ups que ofrece Trello son:

1. Twitter: útil para adjuntar tweets y mantener la atención de los miembros del equipo.

2. SurveyMonkey: facilita la integración de encuestas del conocido sitio de análisis de datos.

3. Voting: herramienta que permite crear votaciones entre los usuarios de un tablero.

4. OneDrive: aliado excelente para ampliar la información disponible y permitir el acceso a archivos y otros contenidos.

5. Google Hangouts: posibilita la integración de botones de videollamada en los tableros.

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6. Evernote: ideal para aquellos que desean añadir notas en el espacio de trabajo.

Algunas de estas herramientas no son desarrolladas por Trello, por lo que puedes encontrar Power-Ups creados por terceros. Aprovecha la experiencia de otros usuarios y utiliza los mejores instrumentos para planificar tus proyectos.

Organiza tus tableros

El orden es fundamental para llevar a cabo las ideas. Aunque Trello se encarga de la organización y está diseñado para facilitarla, existen preferencias personales que pueden mejorar la experiencia de uso.

Para organizar tus tarjetas y tableros, puedes establecer bloques temáticos o agrupar la información en conjuntos de ideas. La interfaz de Trello te permite seleccionar y arrastrar las tarjetas, por lo que esta tarea resulta especialmente sencilla.

Si tu tablero está lleno de información, puedes hacer más eficiente la organización de ideas creando otros tableros dedicados a temas o proyectos específicos. Esto te permitirá tener mayor claridad y establecer relaciones entre los tableros en lugar de hacerlo entre las tarjetas.

Recuerda que la interfaz de Trello te permite realizar cambios en el diseño y formato. Puedes asignar colores o incluso un fondo a cada uno de tus tableros y espacios de trabajo para facilitar la identificación de tareas y pendientes.

Comparte tus ideas

Después de revisar las soluciones que ofrece Trello para diferentes sectores productivos, es importante destacar que los usuarios tienen total libertad para utilizar otras plantillas o crear sus propios diseños.

Trello ofrece una amplia variedad de plantillas predefinidas que facilitan la selección de herramientas y la configuración de un estilo eficiente. Estas plantillas no son generadas únicamente por Trello; los usuarios también pueden compartir sus propias plantillas para que otros puedan acceder y utilizarlas.

Es probable que alguien más haya enfrentado el mismo desafío que tu empresa, por lo que puedes aprovechar su experiencia para resolver tus propias planificaciones.

Además, se recomienda compartir tus ideas de diseño y mejoras para las plantillas existentes. Esto permite que otros usuarios se beneficien de nuevos enfoques de trabajo y experiencias. Trello es una comunidad en la que trabajadores, líderes y empresarios colaboran, por lo que establecer puentes de interacción puede resultar muy útil.

Aprovecha la función de archivo

El desorden puede ser perjudicial para una buena estructura; sin embargo, al planificar un trabajo, es común que surjan más ideas de las que podemos implementar o que encontremos soluciones para otros problemas.

Si te encuentras en esta situación y has creado demasiadas tarjetas o tableros, es posible que desees eliminar información para centrarte en la tarea actual. Sin embargo, para no perder estas ideas, puedes optar por archivar elementos que estén generando ruido en tu planificación o en el cumplimiento de las tareas.

La opción «Archivar» te permite conservar los datos ingresados sin correr el riesgo de borrarlos permanentemente. Esto te ayudará a no desechar buenas ideas y te permitirá volver a ellas cuando lo desees.

Personaliza tus tarjetas

Personalizar nuestras interfaces de trabajo es fundamental si queremos hacer nuestras tareas más agradables. A menudo, agregar un toque personal o adaptar nuestro espacio de trabajo a nuestros gustos puede ser un gran estímulo para la motivación y el buen ánimo. Por eso, Trello ofrece algunas herramientas que permiten personalizar los espacios de trabajo virtuales.

Una herramienta popular en Trello es la opción de agregar stickers. Estas imágenes, similares a las que se utilizan en las redes sociales, se pueden añadir a cualquier tarjeta para darles un toque dinámico y divertido. Además, Trello cuenta con un Power-Up optimizado para Giphy, lo que te permite incluir GIFs en tus tableros.

También puedes optar por formatos tipográficos más tradicionales, como la inclusión de cursivas o negritas. Estos estilos se pueden modificar en el cuadro de descripción utilizando el lenguaje Markdown. Por ejemplo, para negritas se utiliza un par de asteriscos (palabra), para cursivas se utiliza un asterisco (palabra), para código se utilizan apóstrofos (‘palabra’) y para hipervínculos se utilizan corchetes ([palabra]).

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Prueba las vistas disponibles

A menudo pensamos que la mejor opción es utilizar versiones gratuitas de un programa, ya que no conllevan costos operativos y ofrecen las herramientas necesarias para alcanzar nuestros objetivos. Sin embargo, algunas herramientas ofrecen soluciones excepcionales a cambio de una tarifa. Trello es una de estas herramientas.

Si bien el costo de la plataforma puede considerarse una inversión, las funcionalidades que ofrece superan ampliamente el costo de suscripción. Los planes Premium y Enterprise ofrecen herramientas realmente útiles llamadas «Vistas», que te permiten incluir calendarios, listas avanzadas, cronogramas y otros recursos que facilitan la gestión de actividades.

Trello ofrece una prueba gratuita del plan Premium que no debes dejar pasar. Si las herramientas adicionales que ofrece no cumplen tus expectativas, siempre puedes optar por el plan estándar o por la versión gratuita. Sin embargo, al utilizarlo te darás cuenta de que no necesitarás muchas otras aplicaciones para planificar tus tareas y que todo lo que necesitas está en un solo software.

Ahora que conoces esta potente herramienta, estás preparado para dar tus primeros pasos en el uso de sistemas que facilitan la gestión de tareas y la organización de información. Apóyate en estas herramientas para optimizar la planificación de tus objetivos y asegurar el éxito a través de la colaboración entre los miembros de tus equipos de trabajo.

Ventajas y desventajas de Trello

Como sabemos, es importante conocer tanto las ventajas como las desventajas de Trello antes de decidir utilizar esta herramienta de gestión de proyectos. Sin más preámbulos, veamos los pros y contras de Trello:

Ventajas de Trello

1. Gestión de proyectos: Trello es una herramienta reconocida que te permite organizar y supervisar tus tareas y proyectos de manera eficiente. Basado en el método Kanban, utiliza tableros visuales con tarjetas y columnas personalizables para mantener un seguimiento claro de tus actividades.

2. Trabajo en equipo: Trello es ideal tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo. Permite que todos los miembros de un proyecto incluyan sus tareas en los tableros correspondientes, lo que facilita la supervisión y el avance conjunto.

3. Organización de tareas: Trello es increíblemente útil tanto para profesionales como para estudiantes. Te ayuda a organizar fácilmente tus tareas, exámenes y proyectos, ya sea por materia o cualquier otro criterio que necesites.

4. Mejora de la productividad: Trello es una herramienta poderosa para aumentar tu productividad o la de tu equipo. Te permite tener una visión clara del estado actual del proyecto y asignar tareas con plazos de entrega específicos a los responsables. Además, puedes medir el rendimiento en tiempo real y alcanzar nuevos niveles de productividad.

Desventajas de Trello

1. Requiere acceso a Internet: Trello necesita conexión a Internet para funcionar correctamente. Sin conexión, no podrás acceder al sitio y utilizar la herramienta. Esto puede ser una limitación en situaciones donde no hay wifi o acceso a datos.

2. Espacios de trabajo limitados: Trello puede no ser la mejor opción para proyectos grandes que involucren múltiples equipos dispersos globalmente. Está más enfocado en proyectos de equipos pequeños.

3. Límite de almacenamiento: Existen límites en cuanto al tamaño de los archivos adjuntos. Los miembros gratuitos tienen un límite de carga de archivos de 10MB por archivo, mientras que los miembros de pago tienen límites más amplios. Sin embargo, no hay límites en el almacenamiento de datos de la cuenta.

4. Falta la función de «editar comentario»: Una limitación de Trello es que no permite editar comentarios una vez que se han publicado. Si deseas modificar un comentario, deberás eliminarlo y escribir uno nuevo en su lugar.

Es importante tener en cuenta estas ventajas y desventajas al evaluar si Trello es la herramienta adecuada para tus necesidades.

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