¿Cómo puede ayudarte Toggl a mejorar tu gestión del tiempo?

En un mundo acelerado y sobrecargado de tareas, donde las 24 horas del día parecen nunca ser suficientes, ¿alguna vez te has encontrado deseando poder detener el tiempo solo para ponerte al día? Si estás constantemente corriendo contra el reloj, permítenos presentarte a Toggl, tu nuevo aliado en la batalla contra el tiempo.

Esta herramienta digital revolucionaria promete convertir tus días caóticos en una sinfonía de productividad. No se trata solo de trabajar más, sino de trabajar de manera más inteligente. Deja de preguntarte dónde se fue el tiempo y empieza a tomar el control.

En este artículo, exploraremos cómo Toggl puede ser tu mejor aliado para dominar la gestión del tiempo, permitiéndote ser más eficiente, equilibrado y, lo más importante, más feliz. Porque, después de todo, ¿no es esa la verdadera medida del éxito?

Prepárate para abrir un portal hacia una vida laboral más productiva y un equilibrio de vida más saludable. No importa si eres un trabajador autónomo luchando por equilibrar múltiples proyectos, o un ejecutivo en una empresa multinacional tratando de priorizar tareas; la revolución del tiempo está a punto de comenzar. Y su nombre es Toggl.

¿Qué es Toggl?

Toggl es una herramienta digital que te ayuda a controlar el tiempo que dedicas a tus actividades o proyectos. Desde el momento en que empiezas a trabajar hasta que terminas, Toggl registra de manera clara y accesible el tiempo invertido en cada tarea a lo largo del día.

Esta útil herramienta fue creada en Estonia en 2006 y ha evolucionado hasta contar con una aplicación de escritorio compatible con Windows, MacOS y Linux, una práctica extensión para Google Chrome (¡nos encanta!) y una aplicación móvil.

Toggl es ideal para llevar un seguimiento preciso del tiempo dedicado a cada proyecto. Funciona como un cronómetro, con un botón de «play» para comenzar y un botón de «stop» para detener el conteo. Al presionar «play», puedes asignarle un proyecto o cliente, y automáticamente comenzará a registrar el tiempo.

¿Cómo funciona Toggl Track?

Toggl Track es un servicio dentro del portal de herramientas para equipos de Toggl, que te permite gestionar y visualizar el tiempo que pasas realizando tareas en tu ordenador. Funciona como un cronómetro, donde activas el contador cuando comienzas una tarea y lo detienes cuando la terminas. Si necesitas continuar con la misma tarea, puedes volver a activarlo para ver el tiempo invertido en cada sesión y el total acumulado.

La clave de Toggl Track está en poder gestionar diferentes tareas y proyectos. Por eso, te permite crear proyectos distintos para saber cuánto tiempo dedicas a cada uno, incluso cuenta con un sistema de etiquetas para una mejor organización.

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De esta manera, puedes crear varios proyectos en los que trabajar de forma flexible y en paralelo. Puedes comenzar a medir el tiempo en uno de ellos y, al finalizar tu jornada con ese proyecto, detener el contador y empezar a contabilizar el tiempo en el siguiente.

Y luego tenemos las estadísticas. Cada proyecto puede tener un color asignado y hay una página de estadísticas donde puedes ver cuánto tiempo trabajas en cada proyecto diariamente, así como el tiempo total invertido. Además, dentro de cada proyecto, puedes crear diferentes tareas para seleccionar.

Además de usar colores para visualizar la proporción de tiempo dedicado a cada proyecto, Toggl Track también registra los tiempos exactos medidos. Esto te permite consultar una tabla de estadísticas donde puedes ver cuánto tiempo has trabajado en cada sesión de cada proyecto.

Por último, es importante mencionar que Toggl Track ofrece cuentas gratuitas, pero también cuenta con una opción de pago que brinda aún más funcionalidades; sin embargo, todas las características que hemos mencionado en esta breve introducción están disponibles en la versión gratuita.

¿Cómo se utiliza Toggl Track?

Para utilizar este servicio, lo primero que debes hacer es acceder al sitio web oficial y crear una cuenta. Una vez que hayas iniciado sesión, en la parte superior encontrarás una barra con tres elementos clave para generar y cronometrar una tarea.

Debes ingresar el nombre del proyecto o tarea en la que trabajarás. Puedes crear uno nuevo o seleccionar uno existente.

Los tags o etiquetas son opcionales. Te ayudan a organizar tus tareas por temáticas, aunque también puedes asignarlos más adelante.

Tienes un botón para iniciar el contador de tiempo y un reloj que te mostrará cuánto llevas en cada tarea.

• Además, notarás un símbolo de dólar. Esta es una función de pago que te permite asignar un precio al proyecto en el que trabajas, para saber cuánto cobrar en función del tiempo invertido.

Entonces, para utilizar esta herramienta, lo primero es crear tu primer proyecto. Al hacer clic en el botón «Crear proyecto», se abrirá una ventana donde podrás asignarle un nombre y un color. Puedes indicar si es un proyecto y asignarle una cuenta. Luego, confirma pulsando el botón «Crear proyecto».

Una vez creado, puedes completar la tarea que deseas realizar. Asigna un nombre a la tarea y selecciónala en el proyecto correspondiente. Luego, puedes añadir etiquetas o crear nuevas y, finalmente, presiona el botón de reproducción para iniciar el cronómetro y contar el tiempo dedicado a esa tarea. Mantén la pestaña abierta y detén el cronómetro cuando termines.

Además del seguimiento y registro de actividades, al hacer clic en el reloj en la columna de la izquierda, podrás ver estadísticas sobre el tiempo empleado en cada proyecto, incluyendo información sobre la duración total considerando diferentes sesiones realizadas.

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En la lista de estadísticas, al pasar el cursor sobre una tarea, verás la opción de reanudarla si no tienes ninguna tarea activa. Esto te permitirá evitar la creación de nuevas tareas cada vez.

También tienes la página de Informes, que se encuentra en la columna izquierda con el icono de un folio. Aquí podrás ver los informes sobre el tiempo dedicado cada día, así como un gráfico que muestra la proporción en la que has trabajado en cada proyecto.

En la misma columna izquierda, puedes acceder a estadísticas de tus proyectos, grupos de trabajo y etiquetas. Simplemente haz clic en las diferentes opciones para ver los datos. Siéntete libre de explorar todas las estadísticas disponibles.

¿Cómo se instala Toggl?

A continuación, te mostraré paso a paso cómo instalar Toggl de forma fácil y eficiente.

Primero, es importante destacar que Toggl es una aplicación en la nube, lo que significa que si no deseas ocupar espacio en tu computadora o teléfono móvil, también puedes usarla directamente desde tu navegador, ¡es muy práctico! Sin embargo, te explicaré todas las formas en las que puedes instalar Toggl y utilizarlo en tu vida diaria.

1. Instalar Toggl en tu computadora:

• Accede a google y elige la opción de descargar Toggl para tu computadora con Windows. Si utilizas MacOS o Linux, también encontrarás las opciones en la parte inferior de la página, ya que Toggl detecta automáticamente tu sistema operativo.

• Sigue el proceso de instalación guiado por el asistente. Una vez completado, deberás registrarte con tu cuenta de Google, Apple o simplemente ingresando un correo electrónico y contraseña.

2. Instalar Toggl en tu teléfono móvil:

• Si deseas tener Toggl siempre contigo, es recomendable instalar la aplicación en tu móvil. Está disponible tanto para Android como para iOS, así que simplemente ingresa a la tienda oficial de aplicaciones de tu sistema operativo y descárgala.

3. Instalar Toggl en Chrome:

• Si utilizas el navegador Google Chrome con frecuencia, te recomiendo agregar la extensión de Toggl a tu navegador para tenerlo siempre a mano.

• Haz clic en «Añadir a Chrome» e instala el archivo que se descargará automáticamente.

• Una vez instalado, accede a la pestaña de extensiones para usarlo. Con un simple clic, podrás conocer cuánto tiempo llevas trabajando.

• Así es como Toggl muestra las estadísticas y el tiempo que has invertido en tus tareas.

¡Listo! Ahora puedes instalar Toggl en la plataforma que prefieras y comenzar a disfrutar de sus beneficios para un seguimiento eficiente del tiempo.

Funciones secundaria del programa

A continuación, exploraremos algunas funciones adicionales que ofrece Toggl, además del temporizador principal:

Análisis de informes:

Una vez que utilices Toggl durante un tiempo, la aplicación generará informes detallados que te permitirán realizar comparaciones gráficas diarias, semanales o mensuales. Podrás ver visualmente los días o períodos en los que has sido más productivo. Estos informes también se pueden filtrar por clientes, equipos, miembros individuales o proyectos específicos, lo que te brinda una visión general de la productividad de tu empresa o de tu gestión personal del tiempo, especialmente si eres freelance.

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Análisis de percepciones:

Cuando registras tus actividades en Toggl, también tienes la opción de agregar estimaciones de facturación por horas o proyectos. La herramienta realizará cálculos basados en el número de horas y los ingresos generados. Luego, Toggl creará un análisis de los proyectos, clientes o miembros del equipo que generan mayores o menores resultados económicos según la productividad asociada a ellos.

Gestión de proyectos:

Además de gestionar el tiempo en tareas específicas, Toggl también permite gestionar proyectos más grandes. Puedes dividirlos en tareas más pequeñas para tener un control general del tiempo estimado que se dedica a cada etapa hasta su finalización total.

Gestión de clientes:

Si eres autónomo o emprendedor, Toggl te permite asignar a cada cliente un espacio de trabajo separado y contabilizar por separado el número de horas dedicadas. Esto te permite tener un control más organizado de tus servicios y un seguimiento específico para cada cliente.

Gestión de equipos:

Si trabajas en una empresa, lideras un equipo o colaboras con otras personas, Toggl es una herramienta útil para mantener la productividad del grupo alineada. Al final del día, podrás identificar a los miembros del equipo que han trabajado con mayor o menor continuidad y enfoque en el tiempo. Este análisis detallado te permitirá tomar medidas para mejorar la gestión y eficiencia, especialmente en proyectos a cargo del equipo.

Creación de etiquetas:

Si deseas clasificar un proyecto en partes muy específicas, Toggl te permite crear etiquetas. Estas etiquetas te ayudarán a filtrar tus registros de tiempo y calcular el número de horas trabajadas en función de ellas.

Alertas y recordatorios:

Toggl ofrece la opción de programar alertas y recordatorios. Puedes configurar estimaciones de tiempo para proyectos y recibir alertas cuando te acerques a los límites establecidos. También puedes configurar recordatorios para iniciar el temporizador cuando parece que se te ha olvidado activarlo.

Estas funciones adicionales de Toggl te ayudarán a tener un mayor control, análisis y eficiencia en la gestión de tu tiempo y proyectos.

¿Por qué es tan popular para los empleos remotos?

Toggl ha experimentado un crecimiento significativo gracias al auge de los trabajos independientes y las empresas que ofrecen flexibilidad para trabajar de forma remota.

En este contexto, nos encontramos en un momento en el que las empresas, especialmente aquellas que operan de manera remota, toman decisiones sobre contrataciones, despidos o reasignaciones de tareas basadas en la gestión del tiempo de sus miembros. Aplicaciones como Toggl y otras similares permiten monitorear de cerca este aspecto.

Por otro lado, si eres freelance, esta aplicación te brinda una estimación bastante precisa de qué clientes te generan los mejores resultados. También te ayuda a conocer la cantidad de horas que dedicas a cada proyecto, lo cual es información valiosa para tu trabajo independiente.

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