Slack: Revoluciona la comunicación en tu equipo de trabajo

¿Te has encontrado alguna vez en medio de una lluvia incesante de correos electrónicos, perdiendo información clave en una maraña de hilos de conversación interminables? ¿Has sufrido la frustración de buscar desesperadamente un archivo que sabes que se compartió, pero que ahora está sepultado bajo toneladas de mensajes? Si es así, estás en el lugar correcto. En la era de la información, comunicarse de manera efectiva puede parecer una tarea titánica. Ahí es donde entra en juego Slack.

Slack no es simplemente otra aplicación para equipos; es el revolucionario sistema de comunicación que está transformando cómo los equipos interactúan, colaboran y, en última instancia, tienen éxito. Si estás buscando una forma de elevar tu productividad, reducir la sobrecarga de correos electrónicos y mantener a tu equipo sincronizado, sigue leyendo. Este artículo te proporcionará una mirada detallada sobre cómo Slack está revolucionando la comunicación en los equipos de trabajo.

¿Qué es Slack?

Slack es una poderosa herramienta de mensajería diseñada especialmente para empresas. Su objetivo principal es facilitar la comunicación y conectar a las personas de manera efectiva. Con Slack, las organizaciones pueden transformar la forma en que se comunican y colaboran, fomentando el trabajo en equipo y la unificación de esfuerzos.

Esta aplicación se encarga de reunir a todos los miembros de una empresa en un mismo espacio, permitiéndoles compartir información y mantenerse al tanto de lo que sucede en tiempo real. Gracias a Slack, la comunicación interna se vuelve más fluida y eficiente, mejorando así la productividad y el desempeño general de la organización.

¿Para qué sirve Slack?

Cuando en una empresa no hay un canal de comunicación centralizado, la información puede dispersarse y desorganizarse. Ahí es donde entra en juego Slack, una herramienta que centraliza y agiliza la comunicación entre equipos, tanto en entornos físicos como en trabajo remoto. En resumen, Slack ofrece las siguientes ventajas:

1. Registra todas las interacciones entre los miembros del equipo, creando una comunicación optimizada y brindando transparencia en los proyectos en los que están trabajando los colaboradores.

2. Es una útil herramienta como base de conocimiento interna. Si alguien en tu equipo tiene una pregunta o duda, puede buscar fácilmente para verificar si ya ha sido respondida o si hay alguna conversación registrada a la que dar seguimiento, y encontrar los datos o documentos necesarios.

3. Te mantiene en contacto con tu equipo de trabajo, sin importar si estás dentro o fuera de la oficina, ya que está disponible en versión móvil.

4. Mejora los procesos de toma de decisiones gracias a sus funciones de comunicación eficiente.

5. Funciona como centro de notificaciones, ya que se pueden integrar otras aplicaciones de trabajo y recibir notificaciones en Slack. De esta forma, ya no es necesario cambiar de una aplicación a otra para estar al día con las actualizaciones.

Los beneficios de Slack

• Diversos planes de contratación: Slack ofrece diferentes opciones de planes, desde una versión gratuita con muchas funcionalidades hasta planes personalizados adaptados a las necesidades y objetivos de cada organización.

• Conexión entre equipos: Puedes comunicarte mediante mensajes escritos, llamadas de audio y videollamadas desde cualquier lugar y dispositivo, lo que facilita una comunicación inmediata. Slack utiliza palabras clave y hashtags para ayudarte a buscar y acceder a la información que necesitas de forma rápida y directa.

• Fácil adaptación e integración con otros sistemas: Gracias a sus numerosas integraciones con otras aplicaciones y sistemas, Slack permite automatizar acciones de marketing, gestión de proyectos, chats y sincronización con el correo electrónico, todo en una misma plataforma.

• Comunicaciones interactivas y entretenidas: Slack te permite crear conversaciones más dinámicas y adaptadas a los tiempos actuales. Puedes usar GIFs, integrar música de Spotify, compartir videos de YouTube, entre otras opciones. Esto te permite personalizar tus conversaciones, haciéndolas más amigables y divertidas.

• Múltiples herramientas en una sola plataforma: Slack ha creado una forma de navegación y organización de la información que mejora la experiencia del usuario. Puedes acceder fácilmente a mensajes no leídos, hilos de conversaciones específicas, menciones y reacciones, borradores o mensajes guardados, buscar canales o personas específicas, así como acceder a las diferentes aplicaciones y archivos necesarios para realizar tu trabajo de manera eficiente.

Canales y espacios de trabajo en Slack

Para comprender la facilidad de uso y organización en Slack, es importante destacar dos elementos diferenciales clave:

1. Canales: Son chats grupales creados por miembros específicos del equipo, enfocados en temas específicos. En estos canales, puedes enviar mensajes, imágenes, enlaces, videos, entre otros, lo que facilita una comunicación directa e informal. Con Slack, puedes crear diferentes canales para distintos propósitos, como equipos, proyectos, departamentos u otras sucursales de la empresa.

2. Espacios de trabajo: Un espacio de trabajo representa a un grupo cerrado de personas que colaboran con un mismo objetivo o fin dentro de una empresa. Por ejemplo, un nuevo plan de marketing puede involucrar a diferentes departamentos, como marketing, finanzas y ventas. Estos espacios de trabajo en Slack permiten una colaboración eficiente y una comunicación fluida entre los equipos involucrados.

Planes que ofrece Slack

Slack ofrece diferentes planes, incluyendo un plan gratuito y tres planes de pago: Estándar, Plus y Enterprise Grid. Aquí tienes los detalles de cada uno:

Plan Gratuito

Precio: Gratis

• Ideal para equipos pequeños

• Acceso a funciones básicas

• Almacenamiento de hasta 10,000 mensajes recientes

• 10 integraciones con otras aplicaciones, como Google Drive y Office 365

• Llamadas de voz y videollamadas individuales o en grupo con tus compañeros de equipo

• Almacenamiento de archivos de hasta 5 GB

Plan Estándar

Precio: $6.67 al mes

• Ideal para pequeñas y medianas empresas

• Incluye todas las ventajas del Plan Gratuito

• Historial completo de mensajes y contexto

• Integraciones ilimitadas para un acceso rápido a información y acciones

• Llamadas de voz y videollamadas en grupo con un máximo de 15 personas

• Colaboración segura con organizaciones externas o invitados

• Almacenamiento de archivos de hasta 10 GB

Plan Plus

Precio: $12.50 al mes

• Ideal para empresas más grandes o con necesidades adicionales de administración

• Incluye todas las ventajas del Plan Gratuito y Estándar

• Administración avanzada de identidades

• Exportación de datos para todos los mensajes

• Asistencia disponible las 24 horas del día, los 365 días del año

•  Almacenamiento de archivos de hasta 20 GB

Plan Enterprise Grid

Precio: Personalizado

• Ideal para empresas muy grandes o en sectores regulados

• Incluye todas las ventajas de los planes Gratuito, Estándar y Plus

• Controles centralizados y políticas personalizables

• Asistencia personalizada

• 1 TB de almacenamiento de archivos por cada miembro del equipo

Con estos planes, Slack se adapta a las necesidades de diferentes tipos de empresas, brindando opciones y funcionalidades adicionales a medida que se requiere un mayor tamaño y complejidad.

¿Qué se puede hacer con Slack?

Con Slack, puedes realizar una variedad de acciones para mejorar la comunicación y colaboración en tu empresa. Aquí tienes algunas de las cosas que puedes hacer:

• Enviar y recibir mensajes con tus compañeros de trabajo de manera rápida y sencilla.

• Realizar seguimiento del progreso diario en tus tareas y asignaciones.

• Guardar documentos para uso personal o compartirlos en canales relevantes para que todos los miembros puedan acceder a ellos.

• Crear diferentes canales para agrupar equipos o subáreas específicas de tu organización.

• Colaborar con otras empresas mediante canales compartidos, lo que facilita la comunicación y el intercambio de información.

• Configurar recordatorios y recibir alertas para no perder fechas límite importantes o tareas pendientes.

• En los planes de pago, también puedes realizar videollamadas para tener reuniones virtuales con tu equipo.

Si ya tienes claro que Slack es la herramienta que necesitas en tu empresa, aquí te explicamos cómo puedes comenzar a utilizarla de manera efectiva.

¿Cómo utilizar Slack en Marketing?

Slack tiene como objetivo mejorar los flujos de trabajo y comunicaciones entre los equipos, y es especialmente valioso para los equipos de marketing. Es crucial que todos los miembros del equipo puedan comunicarse de manera directa entre sí y con sus socios y herramientas, lo que facilita el intercambio de información y archivos.

Slack integra diversas herramientas en un mismo lugar, lo que garantiza:

• Una colaboración más estrecha y fluida con los equipos de ventas, permitiendo un acceso directo a los indicadores clave de rendimiento (KPI) e informes que guiarán las acciones futuras de la compañía.

• La capacidad de tomar medidas basadas en datos e información en tiempo real proporcionada por plataformas como Salesforce Marketing Cloud y otras aplicaciones, sin necesidad de abandonar la propia plataforma gracias a sus integraciones.

• Una reducción del tiempo necesario para cerrar clientes potenciales, gracias a la estrecha colaboración entre los diferentes equipos.

• Una colaboración perfecta con colaboradores y agencias externas a través de Slack Connect, que te permite enviar mensajes a cualquier persona, incluso si no forma parte de tu organización.

¿Cómo utilizar Slack dentro de los equipos de ventas?

Combina la potencia de Slack con tu CRM, como Salesforce, para brindar a tus agentes la capacidad de acceder a datos, procesos y clientes en una sola plataforma, lo que resulta en un crecimiento más rápido de los ingresos a través de relaciones más cercanas. Slack ofrece diversas ventajas a tu equipo de ventas:

• Agiliza y simplifica los procesos de ventas al permitir que las personas trabajen juntas de manera eficiente, sin importar cuándo, dónde o cómo funcione mejor para ellos.

• La disponibilidad de datos en un solo lugar proporciona una visión compartida y actualizada en tiempo real de la situación de los posibles clientes.

• Sincroniza los registros con tu CRM Salesforce y recibe alertas automáticas sobre acuerdos, lo que acelera el trabajo y la toma de decisiones.

• Facilita la comunicación con diferentes participantes en el proceso de venta, permitiendo conversaciones en tiempo real y el intercambio de documentos relevantes, todo dentro del contexto adecuado.

• Recopila comentarios de los clientes sobre productos y funciones, y mantiene informados a los expertos para que puedan actuar rápidamente en consecuencia.

¿Cómo usarlo para los servicios de antención al cliente?

Brinda un excelente servicio al cliente al reunir a los expertos, herramientas y la información necesaria para tus agentes en un solo lugar. Con Slack, tu departamento de atención al cliente podrá:

• Crear grupos de casos e incidencias en tiempo real, involucrando a los especialistas más adecuados de tu empresa para resolver cada uno de ellos.

• Recibir respuestas en archivos, mensajes y canales a través de búsquedas gestionadas por inteligencia artificial, lo que facilita el acceso a la información relevante.

• Aumentar la productividad mediante flujos de trabajo automatizados, lo que permitirá que tus equipos dediquen más tiempo a ayudar a los clientes y menos a tareas repetitivas.

• Acceder a información en tiempo real sobre el rendimiento de los agentes, lo que te ayudará a convertir situaciones diversas en oportunidades de mejora.

• Fomentar una cultura interactiva y positiva, promoviendo una comunicación transparente en toda la empresa, lo que mejorará el funcionamiento general y mantendrá a tus empleados actualizados.

Otros tips para usar Slack

Crea tus diferentes canales de comunicación:

Cuando configures tu espacio de trabajo en Slack, puedes crear diversos canales para cada área de tu empresa, como #contabilidad, #marketing, #ventas y #general. Puedes agregar tantos canales como necesites. También puedes crear canales más informales, como #comida, #peliculasyseries o #relajación. Estos canales te permiten profundizar en la información y tener conversaciones específicas en los lugares adecuados.

Cuando los demás miembros de tu equipo se unan a Slack, podrás invitarlos a los canales relevantes para ellos. De esta manera, recibirán notificaciones cuando haya actividad en esos espacios y sabrán si se les menciona personalmente.

En marzo de 2020, Slack lanzó una actualización importante que cambió la forma en que puedes organizar tus canales en el espacio de trabajo. Ahora puedes agrupar automáticamente todos los canales relacionados con un tema específico, por ejemplo, todas las conversaciones de marketing se agruparán automáticamente en el canal «Marketing» en lugar de estar dispersas en tu espacio de #Diversión, y así sucesivamente.

Envía un mensaje directo:

Prueba enviar mensajes directos a tu equipo de trabajo, ya sea de forma individual o grupal. Esta opción te permite tener conversaciones privadas, compartir documentos y buscar información en diferentes archivos.

Las conversaciones más recientes aparecerán de forma predeterminada en la barra lateral izquierda. Si deseas iniciar una conversación con una persona nueva, simplemente haz clic en el signo «+» junto a «Mensajes directos» en la barra lateral y escribe el nombre de la persona con la que deseas contactar.

La nueva interfaz de Slack también facilita tener una visión general de todos los miembros en tu espacio de trabajo. Solo haz clic en «Personas» en la barra lateral izquierda y podrás buscar a todos los miembros. Al hacer clic en sus nombres, verás su perfil y opciones para llamarlos o enviarles un mensaje.

Explora tus notificaciones:

Slack te avisa cada vez que haya un mensaje en uno de tus canales o cuando recibas un mensaje directo. Estos mensajes aparecen de forma predeterminada, por ejemplo, los mensajes no leídos se mostrarán en negrita en la barra lateral. Si alguien te menciona directamente, verás una insignia de notificación roja junto al canal o la persona. También puedes recibir alertas a través de tu computadora de escritorio, correo electrónico o dispositivo móvil.

Estas opciones de notificación son completamente personalizables. Puedes decidir dónde, cómo y si quieres recibir alertas de Slack haciendo clic en tu nombre en la parte superior izquierda de la aplicación y seleccionando «Preferencias» > «Notificaciones».

Aquí puedes configurar tus preferencias de notificaciones, incluyendo configuraciones específicas para cada canal. También puedes elegir si deseas recibir sonidos de notificación y seleccionar el que más te guste. Además, puedes silenciar los canales que no necesitas seguir diariamente. Otra opción es recibir notificaciones de los hilos que sigues o en los que te mencionan.

Si necesitas concentrarte en el trabajo, puedes pausar las notificaciones por un tiempo determinado. La función «No molestar» pone todas las alertas de Slack en espera durante unos minutos, horas o incluso días. Simplemente haz clic en «Pausar las notificaciones» debajo de tu nombre en la esquina superior derecha y selecciona el periodo que necesitas en el menú desplegable.

Reacciona a tus mensajes y conversaciones:

Al igual que en las redes sociales, en Slack tienes la opción de reaccionar a los mensajes y conversaciones con emojis. Cuando alguien publique algo en un canal o te envíe un mensaje directo, puedes mostrar tu reacción. Para hacerlo, simplemente coloca el cursor sobre un mensaje y haz clic en el icono «Añadir reacción» en la esquina superior derecha. Luego, elige el emoji que desees.

Si estás utilizando Slack en un dispositivo móvil, mantén presionado un mensaje y encontrarás los emojis que usas con mayor frecuencia en la parte superior del menú. También puedes tocar el icono «Añadir reacción» si lo prefieres.

Activa las automatizaciones e integraciones que necesites:

Una de las grandes ventajas de Slack es su amplia gama de opciones de automatización e integración. Estas funciones te permiten compartir documentos y archivos, administrar y dar seguimiento a proyectos, intercambiar información con los colaboradores adecuados y automatizar diversos flujos de trabajo.

Utiliza atajos y comandos:

Si deseas ahorrar tiempo en Slack, te recomendamos dominar los atajos y comandos. Estas funciones te permiten formatear rápidamente tu texto, navegar por hilos y canales, establecer tu estado, crear recordatorios y mucho más. Aprender y utilizar estos atajos te ayudará a ser más eficiente en el uso de Slack.