Zoom: Más que una herramienta de comunicación para negocios

En un mundo en constante evolución donde el espacio físico se vuelve cada vez más limitado, las empresas están buscando incansablemente formas de trascender las fronteras tradicionales. Aquí es donde Zoom entra en juego, la herramienta que está revolucionando el universo de la comunicación empresarial. Pero, ¿qué sucedería si te dijéramos que Zoom puede ser mucho más que un simple portal de videoconferencias y reuniones? ¿Y si te revelamos que es una auténtica caja de Pandora con una riqueza de funciones aún sin explorar, capaz de potenciar tus negocios de formas inimaginables?

Si sientes esa chispa de curiosidad y ganas de saber más, entonces estás en el lugar correcto. Únete a nosotros en esta exploración, mientras desenmascaramos las facetas ocultas de Zoom, demostrando cómo puede ser un aliado clave en tu trayecto empresarial. Y no te preocupes, lo haremos de una forma tan sencilla y entendible, que no podrás resistirte a probar estas nuevas ideas en tu propia empresa. Así que, ¿estás listo para descubrir cómo Zoom puede ser mucho más que una herramienta de comunicación para negocios? ¡Adelante, sigue leyendo!

¿Qué es Zoom?

Zoom es un servicio en línea que te permite tener videoconferencias con otras personas de manera virtual. Puedes reunirte con ellos a través de video, solo audio o ambos, y también puedes chatear en tiempo real durante la reunión. Además, tienes la opción de grabar las sesiones para verlas más tarde. Zoom se ha vuelto muy popular, especialmente en el mundo empresarial. De hecho, se informa que más de la mitad de las empresas más importantes utilizan Zoom. Durante el año 2020, su popularidad creció un 227%.

Cuando escuches hablar de Zoom, es probable que te mencionen dos términos: Zoom Meeting y Zoom Room. Una reunión de Zoom es simplemente una videoconferencia organizada a través de Zoom. Puedes unirte a estas reuniones utilizando tu cámara web o tu teléfono. Por otro lado, una sala de Zoom se refiere a una configuración física que permite a las empresas programar y comenzar reuniones de Zoom desde sus salas de conferencias. Estas salas requieren una suscripción adicional, por lo que son ideales para empresas grandes.

Estas son las principales características de Zoom:

1. Reuniones individuales: Puedes organizar reuniones individuales ilimitadas, incluso con la versión gratuita del servicio.

2. Videoconferencias en grupo: Si tienes el plan Enterprise, puedes tener hasta 1,000 participantes en una reunión. Con la versión gratuita, puedes organizar videoconferencias de hasta 40 minutos y tener hasta 100 participantes.

3. Compartir pantalla: Puedes reunirte con una persona o con un grupo grande y compartir tu pantalla para que todos puedan ver lo mismo que tú.

4. Grabación: También tienes la opción de grabar tus reuniones o eventos para poder revisarlos más tarde.

En resumen, Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que ha ganado mucha popularidad debido a su facilidad de uso y sus características útiles como reuniones individuales y en grupo, compartir pantalla y grabación de sesiones.

Plataforma de comunicaciones de Zoom

Zoom es una plataforma de comunicaciones que beneficia a las principales organizaciones del mundo en diferentes sectores. Pero no hace falta ser una gran empresa para aprovechar todo lo que Zoom tiene para ofrecer.

Nuestra plataforma puede simplificar la colaboración y hacer crecer su negocio, sin importar su tamaño o etapa de desarrollo. Además, contamos con un sistema de precios escalonado que se ajusta a sus necesidades.

Si se registra en una cuenta gratuita de Zoom (plan Básico), podrá disfrutar de las siguientes ventajas:

1. Reuniones con video fáciles: Interactúe con clientes y colegas utilizando vídeo y audio de alta calidad de Zoom.

2. Conexión desde cualquier lugar y dispositivo: Ya sea en casa, en la oficina o en viaje, puede realizar llamadas de audio y video en cualquier parte del mundo utilizando la tecnología de voz sobre IP.

3. Colaboración sin problemas: Trabaje en equipo desde cualquier ubicación gracias al uso compartido de pantalla, pizarra y herramientas de anotación de Zoom.

4. Mantener la conversación: Todas las cuentas de Zoom incluyen Zoom Team Chat, lo que le permite aprovechar la mensajería instantánea con cualquier persona para seguir colaborando fuera de las reuniones en video.

5. Impulsar sus reuniones: Las Zoom Apps son integraciones dentro del producto que llevan sus herramientas favoritas, como Asana y Box, directamente a sus reuniones, consolidando todas sus aplicaciones en un espacio de trabajo fácil de usar.

Aunque una cuenta gratuita puede cubrir las necesidades básicas de comunicación de su empresa, solo muestra una pequeña parte de lo que Zoom puede ofrecer.

Sintetiza la gestión y administración

Con una cuenta Pro de Zoom, tendrás acceso a informes que te permitirán conocer cómo utilizan los empleados la plataforma, lo que te ayudará a tomar decisiones empresariales fundamentadas. Además, podrás gestionar la actividad de los usuarios, establecer configuraciones a nivel de cuenta o grupo, asignar licencias, gestionar la facturación y mucho más, todo en un solo lugar a través del Portal del administrador de Zoom (Business).

Para simplificar aún más tus servicios de comunicación, puedes combinarlos con una suscripción a Zoom One. Con esta suscripción, obtendrás reuniones con video, chat y teléfono, todo en una licencia fácil de administrar. De esta manera, podrás comenzar rápidamente con nuestro conjunto de soluciones de comunicación modernas sin tener que lidiar con múltiples proveedores.

Las posibilidades de la plataforma 

Descubre las funciones telefónicas avanzadas de Zoom, integradas en la plataforma de comunicaciones confiable y segura. Zoom Phone es el sistema de telefonía en la nube que simplifica la gestión de tus comunicaciones.

Organizar y administrar eventos virtuales e híbridos nunca ha sido tan fácil con Zoom Events. Con características como la sala de espera de la conferencia, la programación de los asistentes y la creación de redes, así como el apoyo de patrocinadores y mucho más, esta solución todo en uno te ayudará a organizar los mejores eventos virtuales.

Colabora eficazmente en cualquier lugar al habilitar el vídeo en tu espacio de trabajo. Zoom Rooms te permite aprovechar el software de Zoom en dispositivos de escritorio, móviles o hardware especializado, creando entornos de trabajo flexibles y seguros para tus equipos.

Motivos por las que Zoom One es ideal para el crecimiento de tu negocio

Conexión fácil con tus clientes, socios e inversores

Si utilizas Zoom, es muy probable que tus socios externos, clientes o inversores no tengan que cambiar de programa para reunirse contigo.  Incluso si tus colaboradores no utilizan la plataforma de comunicación, hay facilitación de la invitación a usuarios externos. No es necesario lidiar con restricciones de acceso o configurar zonas o puertas diferentes. Incluso puedes utilizar Interop para Zoom Rooms y conectarte a servicios como Google Meet.

Una aplicación para gestionar tu jornada laboral

Zoom ofrece mucho más que solo reuniones con video. Con la aplicación móvil y de escritorio con todas las funciones, puedes enviar rápidamente mensajes de chat, realizar llamadas, colaborar en pizarras virtuales y mucho más. Además, al utilizar las API y el Zoom App Marketplace, puedes hacer que tus aplicaciones comerciales favoritas funcionen dentro de Zoom.

Hay integración con una amplia gama de más de 2000 aplicaciones a las que puedes acceder directamente desde tu cliente de Zoom. Aumenta tu productividad con aplicaciones como Salesforce, Jira, GitHub y ServiceNow para Zoom Team Chat, o lleva tus reuniones al siguiente nivel con las aplicaciones esenciales seleccionadas por Zoom.

Se facilita el acceso a tus herramientas diarias para que no tengas que estar cambiando constantemente de una aplicación a otra. Pruébalo y olvídate del «impuesto de alternancia».

Zoom One puede ayudarte a acelerar tu negocio con interacciones más profesionales y herramientas de productividad, respaldando tus necesidades de comunicación en todas las etapas.

Zoom está en constante evolución

Se envían actualizaciones y nuevas funciones varias veces al mes, y la mayoría de las veces estas funciones están disponibles directamente para ti como cliente de Zoom One. Por ejemplo, puedes atraer a los mejores talentos ofreciendo un estilo de trabajo flexible y aprovechar la solución de reserva de espacios de trabajo para facilitar la reserva de escritorios o salas para tus empleados que trabajan de forma híbrida.

La inteligencia artificial puede ayudar a los empleados a centrarse en lo importante con funciones automatizadas como resúmenes de reuniones y siguientes pasos.

Ahorre dinero y obtenga más valor

El proceso de adquirir licencias de software es solo el primer paso. Luego viene la implementación, la capacitación de los empleados y la necesidad de personal para resolver problemas. Aquí es donde la facilidad de uso de Zoom puede ahorrarle dinero.

Un estudio de Metrigy demostró que el despliegue de Zoom cuesta hasta un 60 % menos y su funcionamiento un 55 % menos que el promedio de la industria. Al diseñar Zoom pensando en la simplicidad, se vuelve fácil de entender para los usuarios y reduce las solicitudes de soporte técnico, lo que le permite destinar recursos a proyectos más importantes a medida que su negocio crece.

Favorece el trabajo presencial, híbrido y remoto

El entorno laboral moderno ha evolucionado hacia modalidades presenciales, híbridas y remotas. Lo importante es hacer las cosas, no importa dónde se realicen. Por eso es fundamental contar con una forma confiable de comunicarse y conectarse, invirtiendo en una plataforma de comunicaciones que permita trabajar de la manera que usted (o sus empleados) deseen.

Zoom One respalda la modalidad de trabajo que elija, ofreciéndole las herramientas necesarias para mantener a todos conectados, incluso en conexiones de banda ancha más lentas.

Crea entornos de trabajo inclusivos

En la actualidad, fomentar la diversidad, la igualdad y la inclusión es crucial para todas las empresas. Aquellas que sean flexibles y apoyen estas iniciativas tendrán más éxito en la atracción y retención de empleados talentosos.

Zoom One puede ayudarlo en este sentido. En primer lugar, la plataforma remota e híbrida le permite contratar desde cualquier lugar. Además, se cuenta con funciones técnicas de apoyo. Por ejemplo, las opciones de traducción y subtitulado automáticos en las reuniones de Zoom pueden eliminar las barreras lingüísticas y fomentar una cultura de reuniones inclusiva.

También puede agregar intérpretes de idiomas o de lenguaje de señas a las reuniones y seminarios web. Y para aquellos empleados que prefieren no encender sus cámaras, se ofrecen avatares humanos personalizables que pueden adaptarse a su imagen y personalidad.

Consejos y trucos de Zoom

Crea reuniones regulares de manera sencilla

Con Zoom, puedes programar reuniones recurrentes de forma fácil. Solo configuras los ajustes de llamada una vez y estarán listos cada vez que planifiques una reunión. Además, puedes unirte a las llamadas utilizando la misma URL cada vez. En la aplicación móvil de Zoom, simplemente inicia sesión, haz clic en «Programar», selecciona la opción de repetición y elige la frecuencia. Para obtener más detalles sobre cómo programar reuniones y ajustar las configuraciones, consulta nuestras preguntas frecuentes sobre programación de reuniones en Zoom.

Cómo grabar llamadas de Zoom en video

Zoom te permite grabar tus llamadas en video, pero primero necesitas obtener permiso para hacerlo. El anfitrión de la reunión debe habilitar las grabaciones en la configuración. Asegúrate de verificar la configuración de tu cuenta para asegurarte de que la grabación está activada antes de comenzar. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Accede a tu cuenta de Zoom.

• Haz clic en «Configuración de la cuenta» o «Configuración de la reunión».

• Ve a la pestaña «Grabación» y activa la opción de grabación de video.

Es importante tener en cuenta que los administradores de Zoom pueden activar la grabación para todos los usuarios o para grupos específicos.  Para grabar una reunión en Zoom, puedes elegir entre grabar localmente o en la nube.

La opción local te permite almacenar el archivo de video en tu propio dispositivo o en otra área de almacenamiento, mientras que la opción en la nube (disponible solo para suscriptores de pago) permite que Zoom almacene el video por ti en su almacenamiento en la nube. Ten en cuenta que para grabar videos, necesitas usar Zoom en macOS, Windows o Linux. Cuando grabas una reunión y seleccionas la opción de grabación en la nube, Zoom grabará el video, el audio y el chat en la nube.

Durante una llamada de Zoom, deberías ver una opción de grabación en la parte inferior de la pantalla. Al hacer clic en esa opción, podrás elegir entre grabar localmente o en la nube. Si no ves la opción de grabación, verifica la configuración en la aplicación web (en «Mis ajustes de reunión») o solicita al administrador de tu cuenta que la habilite. Los archivos de grabación se pueden descargar en tu dispositivo o transmitirse desde un navegador. Además, durante la reunión, podrás ver qué participantes están grabando y se mostrará una notificación a todos los asistentes cuando se inicie la grabación. Al finalizar la llamada, Zoom convertirá automáticamente la grabación en un archivo de video MP4 que podrás utilizar.

Grabación de reuniones de Zoom en dispositivos móviles

También puedes grabar reuniones y llamadas de Zoom en tus dispositivos móviles; sin embargo, esta función está disponible a través de la grabación en la nube, por lo que necesitarás una suscripción de pago en Zoom para utilizarla. Ten en cuenta que el almacenamiento en la nube es limitado, así que asegúrate de controlar la cantidad de reuniones que grabas mientras usas la aplicación móvil. Si deseas grabar una llamada de Zoom en tu dispositivo móvil, sigue estos pasos:

• Abre la aplicación de Zoom en tu dispositivo móvil.

• Únete a una reunión existente o inicia una nueva.

• Haz clic en el menú de tres puntos en la esquina inferior derecha de la pantalla.

• Selecciona «Grabar en la nube» o «Grabar».

• Verás un ícono de grabación y opciones para pausar o detener la grabación.

• Una vez que la llamada finalice, encontrarás la grabación en la sección «Mis grabaciones» en el sitio web de Zoom.

Cómo eliminar el ruido de fondo en las llamadas de Zoom

Zoom ha introducido una configuración que te permite ajustar el audio de tus llamadas y eliminar el molesto ruido de fondo. Para activarlo, simplemente haz clic en la configuración y busca las opciones de audio. Allí encontrarás un menú desplegable con la opción «suprimir ruido de fondo».

Puedes ajustar diferentes niveles de supresión. El nivel más alto eliminará todo el ruido posible, como los ventiladores o los ladridos de perros, mientras que los niveles más bajos te permitirán reproducir música de fondo durante llamadas más informales con amigos. Si la supresión de ruido integrada no es suficiente, también existen otras opciones disponibles.

Cómo usar fondos virtuales en tu escritorio

Utilizar fondos virtuales en Zoom es muy fácil. Por ejemplo, en una Mac o PC, simplemente abre tu cliente de Zoom, haz clic en el icono de «Configuración» en la esquina y selecciona «Fondo virtual» en el menú lateral. Zoom ofrece una variedad de fondos virtuales. Solo debes hacer clic en el que desees utilizar. Si quieres usar tu propio fondo, haz clic en el símbolo «+» que aparece arriba y a la izquierda de los fondos de muestra, elige una imagen de tu computadora y añádela.

También puedes agregar un fondo virtual durante una reunión. En tu cliente de Zoom, haz clic en la flecha junto al ícono de vídeo en la parte izquierda, selecciona «Elegir un fondo virtual…» y verás la misma página de fondos virtuales. La empresa recomienda utilizar una pantalla verde y una buena cámara web para obtener mejores resultados, pero también puedes usar un fondo virtual sin pantalla verde.

Grabación de transcripciones

Además de grabar tus reuniones en Zoom, también tienes la opción de transcribir automáticamente el audio de una reunión que hayas grabado en la nube. Como anfitrión de la reunión, puedes editar la transcripción, buscar palabras clave en el texto de la transcripción para acceder al vídeo en ese momento y compartir la grabación.

Para habilitar esta función de transcripción de audio para tu uso, inicia sesión en el portal web de Zoom, ve a la Configuración de mi reunión, luego a la opción de Grabación en la nube en la pestaña Grabación, y verifica que la configuración esté habilitada. Si es necesario, selecciona «Activar». Si la opción aparece en gris, significa que está bloqueada a nivel de grupo o cuenta, y debes comunicarte con tu administrador de Zoom.

Compartir pantalla en Zoom y utilizar la pausa compartida

¿Sabías que no solo puedes compartir tu pantalla (ya sea desde tu smartphone o escritorio), sino que también puedes pausar la pantalla compartida? Solo tienes que hacer clic en «Pausa compartida» cuando no quieras que los participantes de la reunión vean tus cambios en las diapositivas de tu presentación.