¿Alguna vez has sentido que tu proceso de creación de contenido para tu blog está desordenado o fuera de control? ¿Te despiertas a media noche recordando que olvidaste publicar esa entrada de blog que tenías planeada? No estás solo, y tengo buenas noticias para ti. Hay una herramienta que puede simplificar, organizar y revolucionar tu gestión de contenido de blog. ¿El nombre? Trello.
En este artículo, vamos a adentrarnos en el mundo de Trello y a explorar cómo este fabuloso tablero de trabajo digital puede transformar tu caos creativo en un proceso de gestión de contenido de blog fluido, organizado y, lo más importante, eficiente. No importa si eres un experto en tecnología o alguien que apenas está descubriendo las maravillas del mundo digital, este artículo está diseñado para todos los niveles. ¡Prepárate para cambiar la forma en que trabajas!
En Trello, el objetivo es brindarte herramientas que te permitan organizar tus equipos de manera productiva. Como usuario, es probable que estés contento con los resultados que has logrado al utilizar los tableros. Pero siempre hay margen para renovarse y mejorar, especialmente cuando se trata de concentrarte y organizar tu trabajo y tu vida personal de manera más efectiva.
Indice De Contenido
Mantén tus tableros de Trello separados para trabajo y vida personal
En Trello, es importante evitar mezclar tus tableros de trabajo con los de tu vida personal. Aunque puedes asociar varias direcciones de correo electrónico a tu cuenta, mezclar información personal y laboral puede resultar riesgoso.
Imagina que tus planes de boda se confundan con el proyecto de rediseño de la página web de tu empresa. Para evitar esto, si tu empresa tiene una suscripción a Trello Business Class o Enterprise, aprovecha las medidas de seguridad mejoradas que te permiten ajustar la configuración de las cuentas creadas con correos corporativos. Es importante confirmar tu correo a partir del 1ro de junio de 2020 para utilizar tu cuenta de Trello y Atlassian sin problemas.
Al confirmar tu dirección, también podrás acceder a otras herramientas de Atlassian, como Jira o Confluence, utilizando la misma cuenta. Si aún no las has probado, ahora es el momento, ya que Atlassian ofrece versiones gratuitas. Para minimizar el riesgo de perder acceso a tu contenido personal en caso de cambios laborales, te recomendamos usar cuentas de Trello independientes para trabajo y proyectos personales. Esto asegura que tu información esté protegida y que ex empleados no tengan acceso no deseado a tus tableros debido a correos antiguos vinculados a la cuenta.
Crear una nueva cuenta de Trello es un proceso rápido y te beneficiará al mantener tus tableros organizados y separados de manera adecuada. Además, puedes alternar fácilmente entre tu cuenta de trabajo y tu cuenta personal en las aplicaciones móviles de Trello, sin tener que iniciar sesión y cerrar sesión repetidamente. Pronto estará disponible un conmutador de cuentas para las versiones web y móvil.
Controla tus notificaciones
Cuando recibes muchas notificaciones a la vez, puede ser confuso identificar su origen. Dedica unos minutos a configurar tus preferencias en el panel de notificaciones de Trello para mantenerlas bajo control. El panel se encuentra en la esquina superior derecha de tu tablero, identificado por una campana roja. Aquí puedes hacer lo siguiente:
1. Gestionar las notificaciones cuando estés listo. Puedes marcarlas como leídas o no leídas según su prioridad. Si deseas revisarlas posteriormente, utiliza la opción «Filtrar por no leídas».
2. Ajustar fechas de vencimiento y marcar tarjetas como completadas sin necesidad de ingresar a la vista de tarjetas.
3. Dejar de seguir una tarjeta con mucha actividad directamente desde la notificación, reduciendo así el número de notificaciones que recibes.
Con estas sencillas acciones, podrás mantener tus notificaciones organizadas y controladas para una experiencia más eficiente en Trello.
Utiliza varios tableros en Trello para tener un flujo de trabajo claro
Es posible que hayas comenzado con un solo tablero en Trello y luego lo hayas utilizado para múltiples propósitos. Quizás lo usaste para gestionar proyectos, catalogar información y hacer un seguimiento de tus tareas diarias. Aunque pueda parecer más fácil mezclarlo todo en un solo tablero, podrías terminar con un monstruo enorme con listas desorganizadas. Entonces, ¿cómo puedes utilizar Trello para varios proyectos sin mezclarlo todo?
En lugar de tener un tablero gigante, ¿por qué no intentas organizar tu flujo de trabajo en varios tableros?
Checklists avanzadas para una mejor organización
Las checklists son una de las funciones favoritas en Trello. Te permiten agregar una capa adicional de organización a tus tareas o tarjetas. Además, tienen un efecto psicológico positivo, ya que nos sentimos satisfechos y felices al ver el progreso que hemos logrado. Si aún no estás utilizando checklists para desglosar tu trabajo en tareas más pequeñas y manejables, este es el primer paso para comenzar.
Cuando ya te sientas cómodo con las checklists básicas y estés listo para ir al siguiente nivel, echa un vistazo a las checklists avanzadas. Este tipo de checklist está incluido en la suscripción Business Class de Trello (que ofrece una prueba gratuita de 14 días) y te permite asignar miembros del equipo y fechas de vencimiento a cada elemento de la checklist. Al escribir un elemento en la checklist, tienes la opción de asignarle un miembro del equipo y una fecha de vencimiento. Estos datos aparecerán en la vista de calendario y en tu lista de tareas en la pantalla principal de Trello.
Si la checklist comienza a crecer demasiado y se vuelve difícil de manejar, puedes convertirla fácilmente en una tarjeta independiente. No te preocupes, los miembros del equipo y las fechas de vencimiento asignados a los elementos de la checklist se transferirán a la tarjeta. Y lo mejor de todo es que podrás verlos en la vista de calendario. Las tarjetas y las checklists se diferencian visualmente, por lo que no hay confusión entre ellas.
Consejos para un mejor flujo de trabajo
Comencemos con algunos consejos básicos y trucos para usar Trello de manera efectiva, ya sea para mantener un mejor seguimiento de tus tarjetas o no perderte las actualizaciones importantes cuando compartes tableros con tu equipo.
No pierdas ninguna actualización con este truco de Trello
En medio de un proyecto estresante, es fácil pasar por alto información importante. Aunque Trello es fácil de usar y su diseño kanban ayuda a visualizar las tareas del proyecto, gestionar múltiples tableros y tarjetas puede volverse caótico.
Entonces, ¿qué puedes hacer al respecto? Aquí tienes un consejo de Trello: «vigila» las tarjetas, listas o tableros que desees supervisar. Es una forma conveniente de no perderte cambios o actualizaciones cruciales en el flujo de trabajo del proyecto.
Puedes elegir «ver» una tarjeta individual de Trello, una lista completa o un tablero en particular. Esto es lo que se te notificará en cada caso:
• Al «ver» una tarjeta de Trello: recibirás notificaciones sobre nuevos comentarios, cambios en la fecha de vencimiento, movimientos, adiciones y archivado de la tarjeta.
• Al «ver» una lista o tablero de Trello: recibirás las mismas notificaciones mencionadas anteriormente, pero para todas las tarjetas en esa lista o tablero. Además, serás avisado si alguien crea una nueva tarjeta en la lista o tablero que estás «viendo».
Organiza tus listas de Trello para tener una mejor visión general
Este es uno de los consejos más simples de Trello, pero puede mejorar significativamente el flujo de trabajo en la gestión de proyectos.
A medida que las listas de Trello se llenan con más tarjetas, pueden volverse muy largas. Para asegurarte de que las tarjetas/tareas más urgentes siempre aparezcan en la parte superior de la lista, simplemente ordénalas por fecha.
El mejor consejo de Trello para lidiar con tarjetas vencidas
Ya sea por plazos demasiado ajustados o porque surjan imprevistos, todos pasamos por alto los plazos de las tareas en alguna ocasión. Incluso los gerentes de proyectos más experimentados pueden subestimar la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea.
Cuando una tarjeta vence en Trello, se vuelve roja, lo cual es un excelente recordatorio para completar la tarea a tiempo. Pero, ¿qué hacer si la fecha límite se pospone indefinidamente? Ahí es donde entra en juego la función de repetición de tarjetas de Trello.
La opción de posponer tarjetas te permite archivar una tarjeta hasta una fecha y hora específicas. Una vez que se alcance esa fecha, la tarjeta volverá a aparecer en tu tablero.
Usar la herramienta de gestión de proyectos de Trello es una excelente opción para administrar tareas y equipos. Es especialmente valiosa en entornos de trabajo remoto e híbridos, que se han vuelto cada vez más comunes. Si has elegido Trello como tu herramienta de gestión de proyectos preferida, conocer estos consejos y trucos te ayudará a mejorar tu flujo de trabajo y el de tu equipo de manera significativa.