¿Cómo puede Google Calendar ayudarte a organizarte como emprendedor?

En el frenético mundo del emprendimiento, donde cada minuto cuenta, la desorganización puede ser un enemigo mortal. ¿Alguna vez has terminado el día sintiendo que no has logrado nada significativo, a pesar de haber estado ocupado todo el tiempo? ¿Sientes que tu lista de tareas pendientes se vuelve más larga en lugar de reducirse? Si es así, debes saber que no estás solo y que existe una herramienta gratuita, accesible y potente que podría ser la solución a todos tus problemas de productividad: Google Calendar.

No, no estamos hablando solo de recordar tus próximas reuniones o marcar los cumpleaños de tus amigos. Google Calendar puede ser mucho más que eso. ¿Te intriga? Continúa leyendo y descubre cómo este servicio puede transformarse en tu asistente personal, ayudándote a organizar tu caótico día a día y a llevar tu negocio al próximo nivel.

¿Qué es Google Calendar?

Google Calendar es una herramienta muy poderosa y gratuita que te permite organizar tu agenda y coordinar eventos con otras personas. Incluso en el ámbito empresarial, puede ser utilizado para programar reuniones estratégicas con clientes.

Pero eso no es todo, también tiene muchas características útiles. Por ejemplo, puedes compartir tus calendarios con otros y cambiar fácilmente lo que se muestra en ellos.

Además, esta aplicación web te permite acceder a tu calendario desde cualquier computadora o dispositivo móvil, siempre y cuando hayas iniciado sesión en tu cuenta de Google.

¿Cómo puedes obtener un Calendario de Google? Si ya tienes una cuenta de correo electrónico de Google, ya tienes acceso a Google Calendar. Solo necesitas ir a calendar.google.com o abrir la aplicación Calendario en tu computadora o teléfono Android para empezar a usarlo.

¿Cómo usar Google Calendar?

Para comenzar a utilizar Google Calendar, primero debes iniciar sesión en tu cuenta de Google. Si aún no tienes una cuenta, puedes registrarte rápidamente y empezar a usarla.

El siguiente paso es acceder a Google Calendar visitando calendar.google.com. Si te encuentras en otra página de Google, simplemente haz clic en el botón de menú en la esquina superior derecha y luego en el ícono de Calendario.

Otra opción es utilizar la aplicación Google Calendar, que está disponible para la mayoría de los dispositivos móviles. De hecho, ya viene preinstalada en la mayoría de los dispositivos Android y puedes descargarla desde la tienda de aplicaciones Play Store. También hay una versión disponible para iOS en la App Store.

Interfaz de Google Calendar:

Vamos a familiarizarnos con la interfaz de Google Calendar. Verás que es muy sencilla e intuitiva.

En el lado izquierdo, en la parte inferior, encontrarás una lista de calendarios que se crean automáticamente, uno de ellos llevará el nombre de tu cuenta de Gmail. Es probable que también tengas un calendario de cumpleaños, tareas y recordatorios. Justo debajo, en «otros calendarios», aparecerá el calendario con los días festivos de tu país.

Justo encima, verás una vista del mes actual que puedes cambiar utilizando las flechas superiores.

En la parte superior, encontrarás el botón «Crear» para añadir nuevos eventos, tareas y recordatorios.

En la zona superior, puedes moverte hacia adelante o hacia atrás en tu calendario.

Si observas en la parte superior derecha, verás una lupa para buscar, así como opciones de ayuda y configuración.

Por último, en el lateral derecho, se mostrarán otras aplicaciones de Google.

Cambiar la vista del calendario:

Puedes cambiar la forma en que visualizas tu calendario de Google con un solo clic. Las opciones se encuentran en la esquina superior derecha, simplemente despliégalas y elige si deseas ver tu calendario en formato de día, semana, mes o año.

Crear calendarios en Google Calendar:

Para aprender cómo utilizar Google Calendar, primero vamos a entender qué es un calendario. Un calendario sería equivalente a una categoría. Dependiendo de los eventos, recordatorios y tareas que desees agendar, puedes crear diferentes categorías o calendarios para mantener todo organizado.

Por ejemplo, puedes tener un calendario de trabajo, otro para tareas domésticas, clases, horarios de los niños, etc.

Para crear un nuevo calendario, haz clic en el botón de «+» y elige la opción «Crear calendario». Asigna un nombre a tu calendario y también puedes incluir una descripción. Una vez creado, haciendo clic en los tres puntos en la esquina derecha, podrás cambiar el color del calendario.

Crear nuevos eventos:

Para crear un nuevo evento, puedes hacer clic en el botón «Crear» o simplemente hacer clic en el día y hora deseada en el calendario. Se abrirá una ventana donde podrás ingresar el título del evento.

Justo debajo, encontrarás tres opciones: Evento, tarea o recordatorio.

Periodicidad personalizada de eventos:

En cualquier evento, puedes establecer una periodicidad. Al desplegar la opción «No se repite», verás la opción «Personalizar», que te permitirá editar la frecuencia del evento o incluso seleccionar un día específico.

Modificar fecha, hora y duración de eventos:

Al hacer clic en cualquier evento, tendrás la opción de editarlo al seleccionar el ícono del lápiz. También puedes cambiar la fecha y hora del evento arrastrándolo directamente al día y hora deseados.

Incluso puedes ajustar la duración del evento arrastrando desde la parte inferior para acortar o alargar fácilmente su duración.

Buscar eventos en Google Calendar:

Una de las características más interesantes de Google Calendar es la opción de búsqueda. Si necesitas encontrar información sobre eventos programados, simplemente haz una búsqueda utilizando el ícono de la lupa y Google mostrará los elementos que contienen ese texto. Podrás buscar tanto eventos pasados como futuros.

Cambiar el día de inicio de la semana:

En las opciones de configuración, a las cuales puedes acceder desde el ícono de engranaje en la esquina superior derecha, encontrarás la opción de «Visualización» donde puedes establecer qué día de la semana deseas que sea el inicio de tu semana, ya sea sábado, domingo o lunes.

Compartir calendarios con otros usuarios:

Una de las ventajas de tener tus calendarios bien organizados es la posibilidad de compartirlos con otras personas.

Puedes crear un calendario con las actividades de tus hijos y compartirlo con tu pareja, o crear un calendario para las reuniones de trabajo y compartirlo con el responsable de esas reuniones cuando estés de vacaciones.

Para compartir cualquier calendario, simplemente haz clic en los tres puntos del calendario y elige la opción «Configurar y compartir».

Trucos para aprovechar el calendario de Google al máximo

Porque aunque existen muchas aplicaciones de agenda y calendario, la opción más práctica si ya eres usuario de otros productos de Google es utilizar Google Calendar. Se integra perfectamente con otras herramientas, como Gmail, y ofrece funciones adicionales cuando se utiliza en Chrome.

Añade calendarios interesantes:

Una de las primeras cosas que debes aprender sobre Google Calendar es que puedes organizar tus citas y eventos en diferentes calendarios. Esto es útil si quieres distinguir entre elementos personales (cumpleaños, cenas con amigos, etc.) y elementos profesionales (reuniones, presentaciones, eventos, etc.).

Para crear un calendario, simplemente haz clic en la flecha junto a «Mis calendarios» en la barra lateral izquierda y selecciona «Crear un calendario». Además, asignar un color diferente a cada calendario facilitará su gestión.

Otra opción práctica es añadir fechas destacadas como días festivos o competiciones deportivas. Para hacerlo, haz clic en la flecha junto a «Otros calendarios» en la barra lateral izquierda y elige «Explorar calendarios interesantes». Aquí también encontrarás opciones para añadir fases lunares o el número de la semana.

Recibe un email con la agenda diaria:

Si utilizas Google Calendar de manera intensiva, es posible que tengas tantos eventos que te resulte difícil seguir el ritmo. En estos casos, puedes configurar el calendario para recibir un email cada mañana con todos los eventos programados para ese día, de modo que tu agenda esté lista al comenzar la jornada.

Para hacerlo, sitúa el cursor sobre el calendario del que deseas recibir notificaciones en la barra lateral izquierda y haz clic en la flecha que aparece junto a él. Selecciona «Editar notificaciones» y, en la nueva ventana, elige la opción «Agenda diaria». También puedes hacerlo desde el menú de configuración, yendo a la pestaña «Calendarios» y seleccionando «Editar notificaciones» junto al calendario correspondiente.

Visualiza el calendario como una agenda:

Quizás ya hayas descubierto que Google Calendar ofrece varias formas de visualización, como día, semana, mes, etc. Entre ellas, se encuentra la vista de agenda, que te permite revisar todos los elementos de tu calendario de un vistazo, facilitando la comprensión de tus próximas semanas.

Comparte calendarios con otras personas:

Una de las grandes ventajas de Google Calendar es lo fácil que resulta compartir calendarios con otras personas. Por ejemplo, desde la lista de «Mis calendarios» en la barra lateral izquierda, puedes compartir cualquier calendario haciendo clic en la flecha junto a él y seleccionando la opción correspondiente.

También puedes agregar el calendario de un amigo desde el menú que aparece al hacer clic en la flecha junto a «Otros calendarios» en la misma barra lateral izquierda. Por supuesto, tu amigo deberá aprobarlo antes de que puedas acceder a su calendario. Desde el menú de configuración, en la pestaña «Calendarios», también puedes compartir cualquier calendario haciendo clic en la opción «Compartir».

Incluso puedes compartir tu calendario de Google Calendar con personas que no utilicen la herramienta de Google. Para hacerlo, debes hacerlo público (con la opción de ocultar los detalles si así lo deseas) y luego enviarles la URL del calendario. Puedes obtener esta URL haciendo clic en la flecha junto al calendario en la barra lateral izquierda, seleccionando «Configuración del calendario» y yendo a la pestaña «Detalles del calendario».

Acceso sin conexión a los calendarios:

Hay ocasiones, especialmente cuando estás de viaje o fuera de la oficina, en las que no tienes acceso a Internet. En esos momentos, apreciarás poder acceder a tus citas de Google Calendar sin conexión. Para hacerlo, simplemente haz clic en el icono con forma de rueda dentada en la esquina superior derecha del navegador y elige la opción «Sin conexión».