¡Bienvenido al apasionante mundo del marketing digital, donde la creatividad choca con la lógica, y donde cada detalle cuenta! Pero, ¿qué sucede cuando tienes tantas ideas creativas volando en todas direcciones, emails por responder, tareas por cumplir y plazos de entrega que acechan a la vuelta de la esquina? Aquí es donde entra Asana, el héroe no reconocido en nuestra historia.
Este artículo no es solo un resumen técnico más, ni tampoco es un manual de usuario. Esta es una invitación a subirte al tren de la eficiencia y descubrir cómo Asana puede transformar tu manera de gestionar proyectos de marketing digital, simplificándote la vida y maximizando tu productividad. ¿Te ha parecido alguna vez que necesitas 48 horas al día para completar todo tu trabajo? Asana podría ser el milagro de tiempo que estabas esperando.
Te invito a recorrer juntos este camino hacia la gestión de proyectos optimizada, navegando por las aguas de la organización eficiente. ¿Estás listo para darle un giro de 180 grados a tu vida profesional? Continúa leyendo y descubre cómo Asana puede ser el cambio que estabas buscando.
Indice De Contenido
¿Qué es Asana?
Asana es una increíble herramienta que te ayuda a administrar tus tareas y proyectos de manera sencilla. Te brinda información detallada sobre el inicio y finalización de cada tarea, y además permite la comunicación, organización y planificación en todo tu equipo de trabajo para lograr el éxito en tus proyectos.
Lo mejor de todo es que Asana tiene una interfaz amigable e intuitiva, diseñada para facilitar la colaboración entre los miembros del equipo. Sus creadores, Justin Rosenstein (ex Tech Lead de Facebook y ex Product Manager de Google) y Dustin Moskovitz (cofundador de Facebook), se esforzaron en encontrar la forma más moderna de trabajar juntos. Su objetivo era unir a todos los miembros del equipo y establecer flujos de trabajo organizados para alcanzar las metas y objetivos deseados.
Además, Asana está disponible tanto en versión móvil como en web, brindándote la flexibilidad de acceder a tus tareas y proyectos en cualquier momento y lugar.
Características de Asana
Ahora que has comprendido de qué se trata Asana, vamos a adentrarnos en sus características. Nos enfocaremos en los aspectos básicos. Aspectos básicos:
1. Acceso desde diferentes dispositivos: puedes utilizar Asana desde tu móvil, computadora, tablet, navegador, ¡y más!
2. Seguimiento del progreso: podrás crear informes y estadísticas, visualizar hojas de ruta, asignar tareas por correo electrónico, actualizar procesos, y mucho más.
3. CRM: Asana te permite gestionar tus clientes, potenciales clientes, contactos, contenidos, carteras y correos.
4. Gestión de proyectos: podrás organizar tus proyectos con un calendario de marketing, acciones activadas por eventos, autorizaciones basadas en roles, planificación de campañas, presupuestos y previsiones, y utilizar metodologías ágiles.
5. Canales de comunicación: podrás comunicarte en tiempo real a través de chat, comentarios y notas, encuestas y comentarios adicionales.
6. Gestión de recursos: Asana te brinda un resumen general en tiempo real de la carga de trabajo de los miembros de tu equipo en todos los proyectos. Esto te permite equilibrar la carga de trabajo, si es necesario, y mantener tus proyectos al día.
Con estas poderosas características, Asana te ofrece todas las herramientas necesarias para optimizar la gestión de tus proyectos y colaborar de manera efectiva con tu equipo.
Funciones de la herramienta
Para que puedas planificar tu trabajo de manera centralizada, Asana ofrece una serie de funciones que vale la pena conocer. Aquí te presento las características más destacadas:
Creación de proyectos
Asana te permite dividir tus grandes responsabilidades en proyectos clasificados. Puedes crear espacios de trabajo dedicados a proyectos específicos, donde podrás organizar tareas y subtareas en orden de prioridad o ejecución. Además, podrás designar claramente a los responsables del trabajo en cada fase.
Creación de tableros
Mediante los tableros, Asana te brinda una visualización completa de las fases del proyecto en general. Podrás tener a la vista el estado de cada actividad, ya sea que estén por realizar, en proceso o finalizadas. Estos tableros son fundamentales para hacer un seguimiento del cumplimiento de las actividades dentro de los plazos y delimitar los puntos fuertes y débiles del flujo de trabajo.
Creación de cronogramas
Asana te ofrece la opción de crear cronogramas para asignar marcos temporales a tus tareas y proyectos. Podrás establecer fechas y horas de entrega para cada tarea, formalizando y acordando los plazos con los miembros del equipo.
Creación de calendarios
Con la funcionalidad del calendario de Asana, podrás obtener una vista general de tus responsabilidades, compromisos y recordatorios tanto a nivel individual como en equipo. Te permitirá tener una visión clara de las fechas importantes y mantener todo organizado.
Integración de la información
Si utilizas Asana como una herramienta de centralización de recursos, podrás registrar información relevante, como correos, archivos y textos. Tendrás todo lo necesario al alcance de tu mano para comenzar un día de trabajo productivo. Esta función es especialmente útil cuando compartes la herramienta con tu equipo y deseas ahorrar tiempo al buscar información y elementos necesarios para trabajar en un proyecto, ya que todo estará almacenado en un solo lugar.
Integración con otras aplicaciones
Asana se conecta fácilmente con otras aplicaciones populares utilizadas por equipos de trabajo remotos o trabajadores autónomos. Puedes integrar herramientas como correo electrónico, Slack, Jira, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, GitHub, Trello, Evernote, entre muchas otras. Esto te permite fusionar propósitos y optimizar tu espacio de trabajo en línea.
Programación de recordatorios
Asana se integra con diversas aplicaciones, como correo electrónico y Slack. Esto te permite programar recordatorios para notificarte periódicamente sobre las actividades en las que eres responsable, las tareas que debes monitorear de otros y las entregas diarias. No tendrás que confiar únicamente en tu memoria, ya que Asana te mantendrá al tanto de todo.
Con estas características, Asana te brinda una plataforma completa y versátil para gestionar y organizar tus tareas y proyectos de manera eficiente.
Ventajas de Asana
Aquí están algunas de las ventajas destacables de Asana:
1. Versatilidad de uso: Asana es útil tanto para tareas diarias como para proyectos específicos. Puedes aprovechar su funcionalidad en cualquier ámbito de trabajo.
2. Excelente relación calidad-precio: Asana ofrece beneficios significativos a un costo muy razonable. Obtienes mucho valor por tu dinero.
3. Sincronización con Google Calendar: Puedes integrar Asana con Google Calendar, lo que te permite mantener tus tareas y eventos organizados en un solo lugar.
4. Programación de recordatorios y tareas recurrentes: Asana te permite establecer recordatorios y crear tareas recurrentes, lo que te ayuda a no olvidar las actividades importantes y mantener un flujo de trabajo constante.
5. Tareas en forma de checklist: Puedes crear tareas con listas de verificación en Asana, lo que facilita el seguimiento de los pasos necesarios para completar una tarea.
6. Personalización de vistas: Asana ofrece opciones de personalización de vistas para adaptarse a tus preferencias y necesidades. Puedes configurar la interfaz de acuerdo a tus gustos, lo que te brinda una experiencia agradable y amigable.
7. Equilibrio entre estructura y flexibilidad: Asana logra un equilibrio entre proporcionar una estructura organizada y permitir la flexibilidad necesaria para adaptarse a diferentes flujos de trabajo.
8. Integración con Gmail: Puedes enlazar Asana con tu correo de Gmail, lo que facilita la gestión de tareas y la comunicación en un solo lugar.
9. Colaboración y almacenamiento ilimitado: Asana te permite invitar a colaboradores a tus proyectos y subir archivos de forma ilimitada, lo que fomenta la colaboración efectiva y el intercambio de información.
10. Versión gratuita disponible: Asana ofrece una versión gratuita con funcionalidades básicas, lo que te permite comenzar a utilizar la herramienta sin costos adicionales.
En resumen, Asana ofrece una amplia gama de ventajas que te ayudarán a mejorar la productividad, organización y colaboración en tus tareas y proyectos.
¿Cómo registrarse en la plataforma?
Comenzar en Asana es fácil. Aquí te explicamos cómo crear una cuenta gratuita paso a paso:
• Accede a la página oficial de Asana.
• Haz clic en el botón «Prueba gratis».
• Ingresa tu dirección de correo electrónico de trabajo o el correo electrónico que usas regularmente para comunicarte con colegas, supervisores y clientes.
• Verifica tu correo electrónico haciendo clic en el enlace que debería llegar automáticamente a tu bandeja de entrada y completa el proceso de registro.
• Completa los campos solicitados con tu nombre completo, elige una contraseña segura para tu cuenta y selecciona el tipo de trabajo que realizas, así como tu método preferido de organización diaria, entre otras opciones.
¡Listo!
Ahora estás listo para explorar todas las opciones que Asana ofrece. La aplicación te guiará automáticamente para crear tu primer proyecto y comenzar a planificar todas tus tareas pendientes.
Los espacios de trabajo de Asana y cómo se crear uno
Si ya te has registrado en Asana, es hora de dar vida a tu espacio de trabajo. Este espacio es donde agruparás proyectos y tareas junto con todas las personas involucradas en tu equipo de trabajo.
Imagina el espacio de trabajo como un lugar especial donde puedes organizar tus responsabilidades con un cliente o una empresa en particular. Esto te permitirá clasificar y separar cada uno en un sitio dedicado, evitando confusiones entre diferentes proyectos.
Por lo general, cuando te registras, Asana crea automáticamente un espacio dedicado al área o proyecto en el que estás trabajando en ese momento; sin embargo, es posible que en el futuro necesites crear nuevos espacios de trabajo. Aquí te explico paso a paso cómo crear tu primer espacio de trabajo propio:
• Ingresa a tu pestaña personal de Inicio.
• Haz clic en el botón de tu avatar de usuario y selecciona la opción «Más» en el menú desplegable.
• Luego, haz clic en «Crear un nuevo espacio de trabajo».
• Aparecerá un recuadro donde podrás insertar el título del espacio de trabajo, como el nombre del equipo, cliente o empresa con la que estás trabajando. También puedes mencionar los correos electrónicos de los miembros del equipo para enviarles una invitación por correo y que se unan al espacio de trabajo (si estás colaborando con otras personas).
• ¡Y listo! Ahora has creado tu primer espacio de trabajo en Asana. Este será tu lugar centralizado para organizar tus proyectos y colaborar con tu equipo.
¿Cómo se genera un nuevo proyecto en Asana?
Una vez que has creado tu espacio de trabajo, es momento de poner manos a la obra y comenzar a trabajar en los proyectos que están en tu lista de tareas pendientes.
Recuerda que un proyecto no es una tarea en sí misma, sino un objetivo que requiere completar varias subtareas para alcanzar la meta deseada. Aquí te explico los pasos para crear tu primer proyecto:
• Desde el panel central del espacio de trabajo al que deseas que pertenezca el proyecto, haz clic en la opción «Nuevo proyecto».
• Tendrás la opción de crear un proyecto en blanco (empezar desde cero), utilizar una plantilla predefinida o importar una hoja de cálculo desde otra herramienta compatible con Asana.
• Completa los campos requeridos con el nombre del proyecto, selecciona las opciones de privacidad y elige cómo quieres visualizarlo (a través de listas, tableros, cronogramas, etc.).
• ¡Y eso es todo! Ahora estás listo para crear y asignar tareas y subtareas sin problemas en tu nuevo proyecto.
Cómo crear una nueva tarea
Ahora que tienes tu proyecto, es el momento de planificar las tareas y subtareas necesarias para cumplir tus objetivos. A continuación, te mostraré paso a paso cómo crear, editar y asignar tareas a los miembros de tu equipo, incluyéndote a ti mismo, junto con las fechas límite de entrega. ¡Toma nota!
• Dentro del proyecto en el que deseas crear una tarea, haz clic en la opción «Agregar tarea».
• Escribe el nombre de la tarea que deseas crear.
• Asigna la tarea al responsable que se encargará de realizarla. Si es necesario, puedes seleccionarte a ti mismo. Recuerda que solo puedes asignar tareas a personas que formen parte del espacio de trabajo, así que asegúrate de invitar a los usuarios por correo electrónico si aún no están en el proyecto.
• Selecciona la fecha límite de entrega utilizando el calendario. También puedes añadir una hora específica y configurar la repetición de la tarea si es necesario que se repita en intervalos regulares.
• Además, tienes la opción de editar y agregar detalles adicionales a la tarea. Haz clic en la tarea para añadir especificaciones detalladas, crear subtareas específicas o adjuntar recursos necesarios para completarla correctamente. También puedes agregar enlaces relevantes para acceder a recursos externos.
Siguiendo estos pasos, podrás crear, asignar y organizar tus tareas de manera efectiva dentro de tu proyecto. Asegúrate de proporcionar detalles y fechas límite claras para mantener un flujo de trabajo fluido y eficiente. ¡Estás listo para poner manos a la obra y llevar a cabo tus tareas en Asana!
Precios de Asana
Si deseas conocer más detalles sobre los precios de Asana, puedes encontrar información detallada en su página web, donde también encontrarás documentación, recursos y otra información relevante. A continuación, te presento un resumen de los costos actuales de Asana:
1- Opción Basic: Esta es la versión gratuita de Asana, ideal para aquellos que están comenzando. Ofrece acceso a las herramientas básicas para organizar tareas de manera efectiva.
2- Opción Premium: Por un costo de 10,99 USD al mes, la opción Premium está diseñada para pequeños equipos de trabajo que necesitan una planificación estratégica más avanzada para sus proyectos. Permite dar continuidad y realizar un seguimiento completo tanto de los proyectos como de los recursos involucrados.
3- Opción Business: Dirigida a empresas, la opción Business tiene un costo de 24,99 USD al mes. Incluye todas las funciones de la opción Premium y además ofrece características adicionales, como herramientas de gestión de recursos y portafolios, que son especialmente útiles para un entorno empresarial.
4- Opción Enterprise: Esta opción combina todas las ventajas de las opciones anteriores y agrega funciones avanzadas para un mayor control, manejo y seguimiento de los proyectos. Los detalles y el costo específico de la opción Enterprise se pueden obtener directamente de Asana, ya que se adapta a las necesidades de cada empresa.
Ahora que tienes un poco más de información sobre esta herramienta de gestión de proyectos, te invitamos a probarla y compartir tu experiencia con nosotros. Asana ofrece diversas opciones para satisfacer las necesidades de organización y colaboración de equipos de todos los tamaños.