Cómo usar Todoist para mejorar tu productividad

¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de tareas pendientes que tienes, o has olvidado realizar una tarea importante en medio del caos? No te preocupes, no estás solo. En la actualidad, el ritmo acelerado de vida y la carga de responsabilidades a menudo nos lleva al límite de nuestras capacidades. Pero, ¿y si te dijera que existe una herramienta que puede transformar tu vida, ayudándote a organizar tu tiempo y aumentar tu productividad de una forma que nunca imaginaste?

Bienvenido al maravilloso mundo de Todoist, una aplicación revolucionaria que, con un poco de entendimiento y práctica, puede cambiar drásticamente tu forma de manejar el trabajo, las tareas domésticas, los proyectos personales, y cualquier otro aspecto de tu vida que necesite un poco de orden. Si sientes que tu vida necesita un soplo de aire fresco en términos de organización, sigue leyendo. Esta guía sencilla, pero detallada, te mostrará cómo utilizar Todoist para desbloquear tu máximo potencial de productividad.

¿Qué es ToDoist?

Todoist es una herramienta versátil para organizar tus tareas y proyectos en diferentes plataformas. Con su interfaz sencilla y minimalista, te permite registrar fácilmente todas tus actividades y responsabilidades pendientes. Ya sea que trabajes en equipo o como usuario individual, puedes establecer plazos específicos, asignar prioridades y dividir las tareas en etapas clave para lograr una organización eficiente y un progreso medible.

Funciones de ToDoist

ToDoist es una herramienta que te ayuda a organizar tus tareas y proyectos en un solo lugar. Su objetivo principal es ayudarte a ser más productivo y organizado, y para lograrlo, cuenta con varias funciones complementarias. Aquí te presento las principales:

1. Capturar y organizar tareas al instante: Con ToDoist, puedes rápidamente registrar cualquier tarea o idea que necesites realizar. Ya sea una asignación laboral, un examen, una conversación con un compañero de trabajo o una idea para el futuro, ToDoist te permite almacenar todas estas actividades de manera rápida y eficiente, evitando que dependas únicamente de tu memoria.

2. Recordar plazos y fechas importantes: Muchas veces nuestras tareas y compromisos tienen fechas límite que debemos respetar. Con ToDoist, puedes registrar y programar recordatorios para asegurarte de cumplir con estos plazos. También puedes programar recordatorios para reuniones o eventos importantes, para mantenerte al día con tus responsabilidades.

3. Desarrollar hábitos duraderos con fechas de vencimiento periódicas: Si tienes la intención de desarrollar hábitos y practicarlos consistentemente a lo largo del tiempo, ToDoist te brinda la opción de programar recordatorios y asignar marcos de tiempo para estos hábitos. Además, puedes hacer un seguimiento diario de tu progreso, lo cual te ayuda a mantener el enfoque y la constancia.

4. Colaborar en proyectos con un equipo de trabajo: Aunque ToDoist es una herramienta de organización individual, también proporciona funciones para trabajar en equipo. Puedes utilizarlo en plantillas empresariales o proyectos con varios clientes, asignando tareas a otras personas con fechas límite y recursos necesarios para su realización. Esto permite una colaboración más efectiva y un seguimiento claro de las responsabilidades de cada miembro del equipo.

Leer También:  Conoce las ventajas de usar Magento para tu comercio electrónico

5. Priorizar tareas por niveles de importancia: La priorización es fundamental para una organización productiva. Con ToDoist, puedes asignar niveles de importancia a tus tareas, lo que te ayuda a tener una guía clara sobre qué actividades requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar un poco más. Esto te permite trabajar de manera más eficiente y evitar sentirte abrumado por una larga lista de tareas.

6. Calcular el progreso con tendencias de productividad personalizadas: ToDoist te brinda datos cuantitativos sobre tu progreso y productividad. Puedes evaluar tu desempeño al cumplir con tus responsabilidades, así como el de tu equipo. Esta función te motiva a tener días más eficientes, identificar tus fortalezas y debilidades en términos de productividad, y te impulsa a ser constante en el cumplimiento de tus tareas. ToDoist utiliza un sistema de puntos llamado «Karma» para motivarte y fomentar una competencia contigo mismo.

7. Integración con otras herramientas: ToDoist se integra con diversas herramientas digitales que son ampliamente utilizadas, especialmente por trabajadores remotos. Puedes sincronizarlo con Gmail, Google Calendar, Slack e incluso con Alexa de Amazon, lo que amplía sus funcionalidades y te permite programar alertas y recordatorios importantes.

Con todas estas funciones, ToDoist se convierte en una herramienta completa para gestionar tus tareas y proyectos, ayudándote a ser más productivo, organizado y enfocado en tus responsabilidades.

¿Cómo registrarse en ToDoist?

Si quieres probar la aplicación ToDoist, aquí te explico cómo registrarte paso a paso:

1. Accede al sitio web oficial de ToDoist.

2. Una vez dentro, busca el botón «Comienza ahora» o «Regístrate» y haz clic en él.

3. Tendrás la opción de crear tu cuenta utilizando tu correo electrónico o vinculándola a tus perfiles de Gmail, Facebook o Apple.

4. Completa los campos requeridos con tu nombre y elige una contraseña segura.

5. Selecciona cómo quieres que se vea el tema del panel de tareas, elige opciones básicas y haz clic en siguiente.
¡Y listo!

6. La aplicación te llevará de inmediato a tu panel central de gestión de tareas pendientes, donde podrás comenzar a explorar la herramienta según tus necesidades particulares.

7. ¡Ahora estás listo para empezar a utilizar ToDoist y organizar tus tareas de manera eficiente!

Pasos con Todoist

Ya sea que estés administrando un proyecto o planeando una rutina de ejercicio, Todoist está para ayudarte. Aprender los conceptos básicos te permitirá mantener tu trabajo y tu vida bajo control. Aquí tienes los pasos fundamentales:

Empieza creando un proyecto

 Los proyectos de Todoist te ayudan a organizar todas tus tareas para que puedas alcanzar tus metas, sin importar si son grandes o pequeñas. Para crear un proyecto, simplemente selecciona el signo «+» junto a «Proyectos» en el menú de navegación. Puedes darle un nombre al proyecto, elegir un color y decidir si deseas verlo como una lista o un panel. Puedes crear proyectos para elaborar planes de clases, hacer seguimiento a campañas de marketing o compartir listas de compras, entre otras cosas.

Añade tu primera tarea

Todos los proyectos comienzan con un primer paso. Pero no te detengas ahí, agrega tareas a medida que se te ocurran. Simplemente selecciona «Añadir tarea» dentro de tu nuevo proyecto, escribe el nombre de la tarea y presiona «Añadir tarea». Las tareas más alcanzables suelen ser claras, específicas, factibles y de menos de una hora.

Cumple tus plazos

La vida es más fácil cuando sabes qué debe suceder y cuándo. Todoist puede reconocer automáticamente las fechas de vencimiento, ¡incluso si las escribes de diferentes maneras! Además de escribir el nombre de la tarea, agrega una fecha de vencimiento. Todoist entiende cosas como «comprar uvas hoy», «pintar la entrada este fin de semana» o «editar el informe de marketing el 15 de septiembre a las 2 pm». Incluso puedes programar tareas recurrentes, como asistir a una clase de desarrollo personal cada tercer viernes durante 6 meses, empezando en abril.

Leer También:  Así puede ayudarte Zendesk a mejorar tu servicio al cliente

Divide tareas grandes en subtareas

Las tareas pequeñas son más fáciles de completar que las grandes. Desglosa las tareas complejas en subtareas más manejables y alcanza tus metas más ambiciosas. Para crear una subtarea, selecciona cualquier tarea y elige la opción «Añadir subtarea». Luego, escribe el nombre y la fecha de vencimiento de la subtarea como lo harías normalmente. En tu proyecto, puedes usar la flecha junto a la tarea principal para ver u ocultar las subtareas. Recuerda dividir tareas complejas en otras más pequeñas y fáciles, hacer un seguimiento de tu progreso y expandir o contraer las subtareas según sea necesario.

Organiza tus tareas en secciones

En lugar de tener largas listas de tareas, puedes dividirlas en secciones ordenadas. Organiza tu proyecto de la manera que funcione mejor para ti. Es muy fácil, simplemente pasa el cursor sobre tu lista y selecciona «Añadir sección».

Saca las cosas de tu cabeza

Si no estás seguro de en qué proyecto colocar una nueva tarea, añádela a tu Bandeja de entrada, donde se encuentran las tareas que aún no tienen un proyecto específico. Encuentra tu Bandeja de entrada en la parte superior del menú de navegación. Más adelante, puedes mover estas tareas a tus diferentes proyectos fácilmente seleccionándolas y utilizando el icono de proyecto en la vista de tarea.

Planifica tu futuro

Consulta las tareas que vencen hoy, esta semana o en cualquier otra semana en las vistas «Hoy» y «Próximo». Estas vistas se encuentran debajo de tu Bandeja de entrada en el menú de navegación. La vista «Hoy» muestra las tareas que vencen en el día actual en todos tus proyectos, mientras que la vista «Próximo» te permite ver las tareas que vencen en el futuro.

Prioriza tu día

Es fácil perderse en la lista de tareas cuando tienes muchas cosas por hacer. Mantén el enfoque utilizando los niveles de prioridad de Todoist codificados por colores. Selecciona una tarea y, en la vista de tarea, presiona el icono de banderín para elegir su nivel de prioridad: rojo para prioridad 1, anaranjado para prioridad 2, azul para prioridad 3 o blanco para prioridad 4. Las tareas de mayor prioridad aparecerán cerca del encabezado en las vistas «Hoy» y «Próximo», para que sepas exactamente en qué debes trabajar primero.

Consejos avanzados:

• Elige una tarea inaplazable para cada día.

• Completa tu tarea más difícil primero.

• Reorganiza todas las tareas que no hayas completado.

• ¡Siguiendo estos pasos y consejos, podrás tener tus tareas organizadas y priorizadas de manera efectiva en Todoist!

Aprende el funcionamiento de Todoist

Aquí te explico de forma sencilla cómo utilizar diferentes funciones de Todoist para gestionar tus tareas de manera eficiente:

Añade sitios web como tareas utilizando extensiones de navegador

Si encuentras algo interesante mientras navegas por la web y no tienes tiempo para leerlo en ese momento, puedes guardar páginas web como tareas en Todoist utilizando las extensiones de navegador para Chrome, Firefox y Safari. Simplemente descarga la extensión correspondiente, luego, al explorar una página web que deseas guardar, haz clic derecho y elige «Añadir a Todoist». Se creará una nueva tarea con un enlace a la página web.

• Consejo: Para ahorrar tiempo, también puedes resaltar texto en la página web, hacer clic derecho y seleccionar «Añadir a Todoist». El texto resaltado se convertirá en el nombre de la tarea.

Leer También:  ¿Cómo puede Google Workspace mejorar la productividad de tu negocio?

Guarda páginas web como tareas desde tu dispositivo móvil

En iOS y Android, puedes utilizar la opción de compartir de tu navegador para guardar páginas web como tareas en Todoist. Simplemente busca la opción «Compartir» en tu aplicación de navegador y selecciona «Añadir como tarea» en Todoist.

Añade emails como tareas utilizando plugins y el reenvío de mensajes

Si recibes emails importantes que necesitas recordar responder más tarde, puedes guardarlos como tareas en Todoist utilizando los plugins de correo electrónico para Gmail y Outlook. Desde tu servicio de correo electrónico, haz clic en el icono de Todoist y se creará una nueva tarea vinculada al email. También puedes ver todas tus tareas y proyectos de Todoist sin salir de tu email tocando el icono de Todoist en la parte superior derecha de tu bandeja de entrada.

Mantén el control de una agenda ocupada sincronizando tus tareas con tu calendario

Sincroniza tu calendario con tus tareas en Todoist para tener una visión general de tu trabajo día a día. Puedes elegir ver todas tus tareas en tu calendario o solo las tareas de un proyecto específico. Si usas Google Calendar, puedes añadir, completar y editar tareas directamente desde tu calendario y los cambios se reflejarán en Todoist gracias a la sincronización bidireccional.

Fija tus proyectos, etiquetas o filtros importantes a Favoritos

Si tienes proyectos, etiquetas o filtros que son especialmente importantes para tu flujo de trabajo, puedes marcarlos como favoritos. Los favoritos estarán siempre visibles en tu panel de navegación a la izquierda, justo debajo de la vista «Próximo». Los favoritos se sincronizan en todos tus dispositivos, lo que te permite acceder rápidamente a lo que necesitas, ya sea en tu teléfono, tablet, ordenador o cualquier otro lugar.

Consulta tu progreso utilizando la vista «Productividad»

¿Quieres saber qué tan productivo eres? Utiliza la vista «Productividad» para obtener esa información. En esta vista, podrás ver cuántas tareas has completado durante la semana, cuánto progreso has logrado en tus objetivos diarios y semanales, y cuántos puntos de Karma has ganado en Todoist. Para acceder a esta vista, simplemente haz clic en el icono de gráfico circular en la versión web, macOS y Windows, toca tu icono de productividad en iOS, o toca el icono «+» en Android. Establece objetivos de tareas diarias o semanales y sigue tu progreso a lo largo del tiempo. Intenta alcanzar tus objetivos de manera consistente para mantener una racha productiva.

Usa Todoist con todas tus aplicaciones gracias a las integraciones

A veces, puede resultar difícil mantenerse al tanto de todo cuando tus tareas y datos están distribuidos en diferentes aplicaciones. Con Todoist, puedes centralizar y sincronizar la información de tus diferentes aplicaciones. Hay más de 100 integraciones disponibles que te permiten realizar diversas acciones, como dictar tareas a tu teléfono o a Google Home utilizando la integración con Google Assistant, importar archivos de Dropbox o Google Drive a tareas y comentarios, o extraer información de cientos de aplicaciones utilizando Zaps de Zapier o Applets de IFTTT.

Ahora tienes una lista completa de formas en las que puedes capturar y organizar tus tareas con Todoist; sin embargo, recuerda que la clave real de la productividad está en crear un sistema simple y sostenible en el que puedas confiar. Sigue probando diferentes enfoques y características, y descubre cuáles funcionan mejor para ti. Ya sea que tengas un flujo de trabajo general o solo unas pocas reglas simples para mantenerte organizado/a, encontrarás que Todoist puede ser una herramienta poderosa para aumentar tu productividad personal.

Deja un comentario